Un flux de 3,5 millions de factures par an, en 6 langues, dans 150 pays : le groupe de transport aérien s’est lancé dans une vaste dématérialisation. Plusieurs projets en un seul, avec différents niveaux d’intervention par directions métiers et par pays
Le Groupe de transport aérien, présent dans 150 pays, a choisi de s’appuyer sur la plateforme GIS (Global Information Services) de Cegedim e-business pour le déploiement de la facturation électronique en EDI et PDF vers l’ensemble des clients de ses différentes filiales dans le monde. La genèse de cette collaboration remonte à fin 2013, lorsque le Groupe Air France élargit le champ de dématérialisation de ses factures. Un appel d’offres est lancé au printemps 2014, sur un périmètre étendu à l’ensemble des activités du groupe : Air France pour le transport de passagers, Air France et KLM pour le fret. Cegedim répond sur le volet de la dématérialisation sortante, avec succès. Le flux concerné représente 3,5 millions de factures par an. « Il était d’abord impératif d’assurer la continuité de service pour nos clients France déjà raccordés à la dématérialisation. D’autre part, nous voulions profiter de ce changement d’opérateur pour chercher à optimiser la qualité de service. Notre ambition était de pérenniser une gestion des factures efficiente et une relation client interactive, tout en améliorant si possible la performance globale du système, le tout à un coût réduit », explique Franck Lucas, responsable SI finance, Air France KLM.
Un projet multidimensionnel
Dans ce contexte à enjeux élevés, le groupe a « privilégié une solution robuste, éprouvée et un prestataire ayant une vision de nos processus [NDLR : Cegedim opérait déjà précédemment certains des flux en sous-traitance] et la capacité de gérer des projets très complexes dans des délais très courts, sept mois en l’occurrence », complète Mikaël Darphin, responsable projets SI finance et corporate, Air France. La complexité provient notamment de la diversité des activités, mais aussi du périmètre géographique : le contenu des factures doit être mis en conformité avec les règles de chaque pays. Pas moins de douze types de PDF sont mis en œuvre dans six langues différentes.
Le déploiement débute à l’automne 2015, pour les clients du transport de passagers d’Air France sur l’ensemble du réseau France et International, puis pour l’activité cargo d’Air France entre décembre 2015 et janvier 2016 et enfin sur l’activité cargo de KLM entre mars et avril 2016, avant l’extension prévue pour la connexion en EDI à des grands comptes et notamment le raccordement à la plateforme de l’Etat Chorus Pro pour les clients du secteur public.
L’harmonisation des processus pour les différentes entités du groupe au niveau mondial, ainsi que l’interopérabilité demandée par certains clients, ont représenté des challenges très importants. « Cegedim a très bien réagi pour faire évoluer sa plateforme, en réponse à un niveau d’exigences particulièrement élevé. Aujourd’hui la solution mise en œuvre nous a fait gagner en qualité d’interface et de reporting », concluent les porte-paroles d’Air France KLM sur ce projet.
