Le besoin est bien réel et fort, chez les grands groupes comme chez les PME, de pouvoir gérer les nouveaux modes de travail qui sont nés suite à la crise sanitaire, en 100 % télétravail lors des confinements, ou en mode hybride aujourd’hui. Les éditeurs français proposent des solutions ad hoc ou des fonctions nouvelles dans leurs SIRH. Tour d’horizon non exhaustif.
Au début de la crise sanitaire, de nombreuses entreprises ont utilisé des fichiers Excel, voire l’application en ligne Doodle, ou même le simple mail, pour indiquer ou demander qui sera présent ou pas au bureau. Des outils qui ont paré à l’urgence, mais loin d’être pratiques ! Solution développée en interne lorsque cela a été possible ? Souvent ses capacités de gestion étaient très limitées, et son ergonomie ou simplicité d’utilisation n’étaient pas au rendez-vous. Dans tous les cas, ces applications n’ont pas été conçues pour un environnement de travail qui se complexifie de jour en jour, avec un travail hybride qui s’installe durablement, et ne s’intègrent pas avec les outils existants de l’entreprise. Cette dernière a aujourd’hui besoin de solutions pérennes, aux fonctions plus poussées et capables d’évoluer.
Abandonner les outils “archaïques”
En janvier dernier, ce n’est pas loin, un nouveau protocole sanitaire imposait un nombre minimal de 3 jours de télétravail par semaine, pour les postes qui le permettaient et ce pour une durée de 3 semaines minimum. Une décision qui chamboulait à nouveau l’organisation du travail des entreprises. Mais à la différence des premières vagues épidémiques, de nouvelles solutions existaient et étaient appliquées dans davantage d’entreprises pour piloter les organisations du travail de manière dynamique et centralisée : la maîtrise des jauges de présence en entreprise ; la lisibilité sur la localisation de l’ensemble des collaborateurs ; ou encore l’attribution des postes de travail dans les locaux.
A l’image de l’application Coviflex, lancée par le cabinet d’innovation numérique du groupe Bolloré, Polyconseil, et utilisée dans le monde par plus de 100 000 utilisateurs (de la grande entreprise à la startup). « La solution est née du constat d’un nouveau besoin qui s’imposait à toutes les entreprises et auquel seule une solution clé en main, immédiate, intuitive, sécurisée et accessibles à tous pouvait répondre », explique Dominique Taïeb, Managing Partner de Polyconseil. Concrètement, l’application permet aux collaborateurs et aux managers de s’organiser pour optimiser l’exploitation des espaces de travail et services annexes (réservation de bureaux, parkings, places de cantine, etc.). Les services RH et les managers peuvent, de leur côté, suivre facilement le planning des équipes. Enfin, la direction immobilière a la possibilité de consulter les statistiques et analyser la performance de la gestion des locaux.
De nouveaux outils nés de la crise
« Lors de notre dernière année d’école, avec Thomas Dauphin et Victor Fritz, nous avons passé 2 mois à interroger plus de 200 DRH et Workplace managers (directions de l’environnement de travail) afin de comprendre en quoi l’explosion du travail “hybride” allait modifier leur quotidien et leurs tâches. Il ressortait clairement que l’organisation du mix présentiel – télétravail, jusque-là sous-estimée ou réalisée avec des outils archaïques allait poser un problème et générer des frictions. Nous avons alors coconstruit avec une dizaine de personnes un prototype que nous avons lancé au bout d’un mois, afin de récolter le plus de retours possibles. Après trois mois, la première version de Deskare voyait le jour, et était utilisée par nos premiers clients », raconte Vianney Goater, CEO et co-fondateur de l’entreprise Deskare.
« Concrètement, tous les collaborateurs peuvent, sur Deskare, déclarer leur planning de télétravail et de présence sur site en quelques clics, et réserver un bureau. Ils peuvent également accéder au planning de leurs équipes afin de retrouver les personnes qui comptent pour les moments de collaboration. Du côté des RH, Deskare permet de déployer des règles de télétravail spécifiques et de mettre en place le flex office facilement, en définissant des zones et des capacités par espace. De plus, le suivi en continu des chiffres de présence permet de minimiser les risques psycho-sociaux et d’adapter la politique de télétravail à ce qui est réellement demandé et pratiqué par les collaborateurs. Enfin, des statistiques d’occupation et de remplissage des espaces permettent de bénéficier d’une donnée invisible jusque-là, et d’adapter en conséquence l’aménagement de leurs bureaux ainsi que leurs prochains déménagements. » Et côté intégration, qui est clé, avec les outils de l’entreprise, Deskare propose des intégrations par API avec les SIRH tels que ADP, Sage, Lucca ou Bamboo, qui permettent de récupérer toutes les informations des utilisateurs et « d’onboarder l’ensemble de l’entreprise en moins d’une journée ». Elles permettent également de synchroniser automatiquement les jours d’absence des salariés dans Deskare, de manière à éviter la double saisie pour les utilisateurs. Les intégrations avec les outils de communication (Slack, Teams, e-mail) et les calendriers (Google, Outlook) permettent de faire rentrer Deskare dans les habitudes des salariés en automatisant les rappels de déclaration de planning, et en rendant l’information disponible dans leur outil du quotidien. Enfin, la connexion SSO et le provisioning automatique des utilisateurs avec les Active Directories sont là pour rassurer les DSI sur la sécurité et assurer une connexion sans friction à la solution. Un beau succès : 8 mois après son lancement, Deskare compte déjà une cinquantaine de clients, des startups/scaleups et plus grands comptes, comme Sodexo, Roland Berger ou Jellyfish (lire l’encadré dédié), est utilisé au quotidien dans 22 pays différents. « Nous avons même dû réaliser des adaptations spécifiques du produit pour tenir compte des fuseaux horaires et des jours ouvrés spécifiques dans certaines régions du monde », précise le dirigeant.
Une solution pour les besoins des RH/DAF et des collaborateurs
L’éditeur bien connu Lucca a, lui, conçu un logiciel dédié de gestion du télétravail et du flex office, lancé en janvier 2022. « Timmi Office s’intègre nativement avec notre outil de gestion des congés (Timmi Absences), et bien sûr avec tout l’annuaire. La mise en place est rapide et facile.L’application ne s’intègre d’ailleurs pas seulement avec les autres solutions Lucca mais aussi avec des outils tiers comme Slack ou Teams. Cela permet, pour les offices managers, d’éviter les relances des collaborateurs qui n’ont pas renseigné leur statut dans l’outil, indique Tristan Goguillot, Head of Product, Time and Attendance chez Lucca.
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Avec Timmi Office, chacun sait facilement qui est au bureau et quand. La clé pour ce type d’outil c’est d’être réellement utilisé par les collaborateurs, il faut pour cela que la saisie soit simple, et que chacun trouve un bénéfice à le renseigner. L’enjeu pour nous était donc de limiter le temps à passer sur l’application pour remplir le planning. Nous avons donc épuré Timmi Office au maximum pour qu’il soit simple à utiliser. Deux clics suffisent pour indiquer son lieu de travail. Il est même possible de créer sa semaine type pour gagner plus de temps.
Le second atout est de permettre de trouver très rapidement où travaillent ses collègues, pour faciliter la collaboration. Quant aux Office Managers, RH ou DAF, l’application leur permet de suivre tout un ensemble d’indicateurs comme le taux de remplissage pour gérer la capacité des sites, la proportion de télétravailleurs pour suivre l’occupation réelle des bureaux. » Timmi Office a déjà été adopté par une centaine de sociétés, principalement du tertiaire, de domaines variés (éditeurs, e-commerce, secteur public, conseil, divertissement…) et de toutes tailles, précise le responsable.
Des nouvelles fonctionnalités ajoutées au SIRH
Certaines entreprises ont pu bénéficier des améliorations apportées aux SIRH classiques dont elles étaient déjà équipées ou qu’elles ont choisis suite aux conséquences de la crise. Ainsi, la solution d’Octime a « intégré de manière native la gestion du télétravail au cœur même des grandes fonctionnalités existantes : planification, gestion des temps, badgeage, explique Christian Mailharraincin, directeur commercial de l’éditeur.
La solution que nous proposons permet de répondre à tous les cas de figures, jusqu’aux plus complexes : télétravail régulier, occasionnel, avec ou sans déclaratif préalable, avec ou sans bagdeage, déclaratif depuis son smartphone, tableau de bord des collaborateurs en télétravail, interconnexion avec d’autres applications pour mettre cette information à disposition, partage avec ses collègues, etc. » La société compte plus de 2 200 clients avec de nombreux cas d’usage dans tous les secteurs d’activité. « Nous avons dû nous adapter sur des cas d’usages simples et d’autres plus complexes. Ce qui nous a surpris, ce sont peut-être les entreprises qui ont voulu continuer le badgeage en mode télétravail… Mais le télétravail a aussi nécessité de nouveaux décomptes : décompte des jours sur site ou en télétravail pour la déclaration individuelle d’imposition, par exemple. »
Chez Bodet Software, d’ailleurs, un des leaders européens de l’édition de logiciels RH, qui compte 35 000 clients à travers le monde, le badge de pointage est devenu virtuel sur smartphone, comme nous l’indiquait au dernier salon Solutions de Paris en mars Laurianne Faure, chargée de communication chez l’éditeur. Preuve qu’il est aussi utile dans un monde de travail hybride. Proposé en partenariat avec Orange Business Services, ce badge de pointage virtualisé, affecté à distance à un collaborateur, lui permet de badger instantanément avec son smartphone sur les différentes badgeuses développées par Bodet Software. Une technologie qui résout les difficultés liées à la distribution, mais aussi à la validité des badges en circulation dans l’entreprise.
Au-delà, son SIRH Kelio inclut désormais de nouvelles fonctionnalités qui permettent de fluidifier les process RH : suivi d’un quota de jours télétravaillés, plannings partagés par service, validation de demande de télétravail par le manager… En complément, Bodet Software a développé un outil de planification automatique qui facilite la création de plannings horaires optimisés selon les contraintes liées au fonctionnement de l’entreprise (temps de travail effectif par collaborateur, nombre de ressources nécessaires, présence indispensable d’un manager…).
On pourrait encore citer l’éditeur toulousain Eurécia qui a lui aussi ajouté des fonctions à son SIRH pour, du côté des managers, gérer et suivre les plannings des équipes, dématérialiser les démarches au quotidien pour le télétravail ou le maintien à domicile par exemple. Les collaborateurs bénéficient de la centralisation des informations essentielles, peuvent envoyer des feedbacks à leurs managers en vue de l’ajustement de leurs conditions de travail ou mieux s’organiser pour les demandes de télétravail en ligne avec notification d’acceptation, ou encore la saisie de leur temps par projet et/ou par tâche.
