Toshiba TFIS, un expert de la gestion documentaire et de l’impression bureautique, partage sa vision des sept bonnes pratiques à appliquer dès aujourd’hui pour assurer une bonne gestion documentaire en 2022.
Classez et ordonnez les informations et les données
Il faut éviter que les données et les documents papier soient dispersés. Et cela ne concerne pas que les documents papier mais aussi les informations numérisés et les données issues d’autres sources d’informations (e-mails, ERP,…) . La base d’un classement intelligent des informations consiste à enregistrer tous les documents de manière structurée, dans un système d’archivage unique et centralisé. Une telle structure permet aux utilisateurs autorisés d’accéder rapidement aux informations dont ils ont besoin.
Un bon pas vers une meilleure protection des documents consiste à définir des droits d’accès. Cela permettra par exemple à un responsable RH d’accéder aux CV des collaborateurs, sans que ces documents soient accessibles à toute l’entreprise. Pour intensifier la sécurité, il est également possible de recourir au cryptage, afin que seul le destinataire puisse ouvrir et modifier les fichiers. Pour mettre en place des droits d’accès, il faut d’abord rendre l’authentification obligatoire avant l’accès au système de gestion. Cette étape permettra d’attribuer les droits, en fonction des profils, mais aussi de voir qui a ouvert et modifié les fichiers.
Il est également impératif de verrouiller le trafic entre les systèmes et les composants au moyen de certificats. Les hackers ne pourront dès lors pas intercepter de données critiques, telles que les mots de passe ou informations financières.
Réalisez des sauvegardes
Piratage, corruption des données ou encore perte de données consécutive à un incendie ou à une erreur humaine… les risques de défaillance du système informatique sont présents. Pour éviter les pertes de documents en cas de panne, les sauvegardes sont indispensables. Et ces dernières doivent avoir lieu chaque jour. Pour ce faire, tous les logiciels de gestion des documents possèdent au moins deux niveaux de back-up : en local (disque dur externe ou serveur sur site) et dans le cloud, par exemple. Les sauvegardes doivent également être testées régulièrement pour assurer leur fiabilité.
Antivirus
Des virus peuvent s’infiltrer dans des documents et pénétrer ainsi dans l’appareil local des différents utilisateurs. Ces virus arrivent souvent par le biais d’un lien ou d’une pièce jointe ouverte par un collaborateur, par exemple. Dans le cadre d’un ransomware, les hackers verrouillent les fichiers grâce au cryptage et exigent d’obtenir une rançon pour les décrypter. Pour éviter cette situation, il est important de mettre en place les systèmes antivirus proposés par les solutions de gestion documentaire. Il réduira ainsi les probabilités d’attaques réussies.
Une politique de conservation des documents rigoureuse
En vertu de la loi, certains documents doivent être conservés plusieurs années, puis détruits. Il peut s’agir de documents administratifs, auxquels s’applique un délai de conservation de 7 ans, ou de données personnelles, soumises à un délai de 5 ans. Autrefois, ce délai obligeait les entreprises à conserver des archives papier conséquentes, pour ensuite à détruire chaque document page par page. De nos jours, la gestion des documents peut s’effectuer de manière numérique. Mais les règles de conservation n’ont pas changé. Il convient donc de définir au sein de votre système de gestion des documents à quel moment ces derniers seront supprimés définitivement. Vous éviterez ainsi – dans le pire des cas – des poursuites judiciaires.
Signature électronique
Pour sécuriser vos documents à 100 % et faciliter la gestion documentaire, il est possible d’opter pour des processus de validation et de signatures électroniques. En vertu des Electronic Identities And Trust Services (eIDAS), accords permettant l’utilisation de contrôles d’identité numériques fiables et uniformes à travers l’Europe, une signature électronique présente la même validité qu’une signature manuscrite. Cela permet d’empêcher la manipulation des documents, puisqu’un Trust Service Provider autorisé délivre alors un certificat numérique et authentifie le signataire. Automatiser le workflow permet par ailleurs aux utilisateurs de signer automatiquement leurs documents de manière électronique dans leurs processus.
Conservez les modifications
Enfin, il est important de conserver les modifications apportées à vos documents. D’une part, cela permet de reconstituer l’historique d’un document. D’autre part, les utilisateurs seront certains de travailler sur la dernière version en date du document, évitant bien des allers-retours. Cela évitera que ces derniers n’apportent des modifications à des versions obsolètes et l’historique de ces modifications sera soigneusement conservé, avec l’identité de ceux qui les ont apportées.
Ces sept conseils permettent de mettre en place un système de gestion documentaire efficace, sécurisé et facilitant la collaboration à l’ère du travail hybride, entre présentiel et distanciel.
