Partage d’expérience – Clemessy optimise la collaboration de ses bureaux d’études

L’équipementier a réalisé des gains importants de temps et de productivité grâce à une gestion documentaire mieux maîtrisée.

 

Parmi les clients de Clemessy, Renault PSA dans le secteur de l’automobile, ou Safran dans l’aéronautique, des industriels dont les projets et la production ne sauraient être retardés par l’inefficacité de leurs sous-traitants. Essentielle aux métiers des équipementiers, la gestion documentaire est au cœur d’échanges continus entre différents intervenants chargés de concevoir les pièces. Les types de documents et données traités sont nombreux, des factures aux plans et modélisation de CAO, en passant par les fiches techniques ou encore les informations relatives aux clients. Clemessy recherchait une solution de gestion documentaire pour une partie de son département mécanique, soit une centaine d’utilisateurs répartis dans ses bureaux d’études situés à Rouen, au Mans, à Chalon sur Saône et à Paris. Les quatre sites ne partagent pas les mêmes habitudes de gestion documentaire. L’objectif de l’équipementier est de trouver un système amenant les équipes des bureaux d’études à adopter une logique de classement commune. La solution doit centraliser les documents pour les rendre exploitables par chacun des employés, quelle que soit sa situation géographique. Il lui faut aussi être garante des exigences de traçabilité et de conformité relative aux normes ISO qui régissent les activités très réglementées de Clemessy.

Un même document, différents affichages

Le choix de la solution s’est porté sur M-Files, d’une part parce que la DSI de l’équipementier a pu largement tester le logiciel et le configurer à ses besoins, avant de valider qu’il répondait techniquement aux prérequis des bureaux d’études, en particulier en termes de gain de temps et productivité. D’autre part parce que les utilisateurs des principaux services (commercial, informatique et qualité) ont effectivement constaté que la solution pouvait s’adapter aux différents métiers, tout en conservant les mêmes informations documentaires. « M-Files donne à l’utilisateur la possibilité de choisir son arborescence de documents, d’afficher un même document de façon différente, en s’adaptant à chacun. Par exemple, un devis peut être affiché selon une logique comptable parmi tous les devis créés, selon une logique commerciale dans le dossier client auquel il correspond, et selon une logique opérationnelle dans le dossier du projet auquel il se rapporte. La solution a permis à nos équipes de converger vers une même logique de classement des informations, quelles que soient leur situation géographique et leur fonction », indique Vincent Boiteux, chef de projet IT chez Eiffage Clemessy.

« M-Files donne à l’utilisateur la possibilité de choisir son arborescence de documents, d’afficher un même document de façon différente, en s’adaptant à chacun. »

Vincent Boiteux

Les quatre sites concernés ont dû toutefois harmoniser leur gestion documentaire, à la fois en termes de classement et de processus. Des workflows paramétrés en fonction de chaque étape d’élaboration et de validation d’un document ont facilité la collaboration entre les équipes de l’entreprise. En outre, Clemessy a déployé la solution progressivement, d’abord en structurant l’outil avec l’aide des experts de M-Files pour bâtir un projet pilote, puis en réalisant une mise en production graduelle : le service commercial, les chefs de projet, les bureaux d’études de Rouen, puis les autres sites. Un système de réplication a permis au département mécanique de fournir un accès multisite aux données, paramétré par profil d’utilisateur avec des autorisations en fonction du lieu de travail et des fonctions des utilisateurs.