Depuis septembre 2020, le Groupe Bernier, spécialisé dans la fabrication de cercueils, a adopté la solution Open Bee pour dématérialiser ses 400 factures clients mensuelles, ainsi que les bulletins de paie de ses employés.
C’est le confinement de mars 2020 qui a tout précipité : le groupe qui compte 12 implantations en France et 120 employés, s’est rapidement retrouvé face à la nécessité d’envoyer ses 400 factures clients mensuelles par voie électronique. “Le projet de dématérialisation des factures clients avait déjà été abordé, notamment avec l’échéance de 2023 qui impose leur digitalisation dans un proche avenir. La crise sanitaire a accéléré le projet puisque nous devions trouver un moyen d’envoyer des factures de la manière la plus simple et sécurisée pour nous et nos clients”, explique Stéphanie Bernier, assistante de direction du groupe Bernier. L’entreprise opté pour le logiciel Open Bee et, au passage, décide de profiter de cette occasion pour dématérialiser en même temps les bulletins de paie et leur envoi.
Le logiciel est déployé en septembre 2020 au sein des services de direction générale, comptabilité et ressources humaines présents au siège social.
La gestion des factures clients simplifiée grâce à l’identification visuelle
La dématérialisation des factures est rendue possible grâce à un pré-paramétrage du module de capture, qui permet le repérage visuel et l’extraction des informations clés présentes sur le fichier PDF pour vérification. L’identification de ces données sert ensuite à classer automatiquement les factures dans les bons dossiers selon une arborescence préalablement définie, puis à les envoyer aux clients par voie électronique. “Le logiciel nous a permis de gagner du temps très rapidement. Par exemple, pour les factures clients, il suffit de déposer un PDF global sur le portail Open Bee. L’identification visuelle s’opère automatiquement, identifie, classe et envoie automatiquement les factures”, se réjouit Stéphanie Bernier. Les clients reçoivent de leur côté une alerte email leur indiquant que le document est disponible dans leur propre coffre-fort numérique sécurisé. “Libre à eux de les imprimer ou les archiver numériquement ”, relate Stéphanie Bernier.
Un dispositif similaire pour les bulletins de paie
Fournis par le cabinet comptable, les bulletins de paie du groupe Bernier bénéficient du même système de dématérialisation que la facturation client. Un système de workflow permet de faciliter les processus de validation entre le cabinet et l’entreprise. “Le fait d’offrir un coffre-fort numérique à nos employés est très important pour nous. C’est un avantage de leur permettre d’archiver leurs documents de manière sécurisée et toujours accessible.”
Les services comptables et RH gagnent eux en productivité. Ils ont évalué un gain de temps à une à deux journées par mois, précise Stéphanie Bernier, qui souligne aussi les économies financières et la réduction de l’impact environnemental de la société obtenu par la réduction des impressions et envois postaux.
Bernier souhaite maintenant étendre la dématérialisation à l’ensemble du groupe. Il envisage de simplifier la facturation pour les fournisseurs grâce à la création de workflows, de centraliser l’archivage des documents et de mettre en place la signature électronique. “Les factures fournisseurs pourront bientôt être automatiquement générées dans les écritures comptables et cela fait clairement partie de nos projets. Au fur et à mesure que nous découvrons le logiciel, nous identifions de nouveaux besoins, de nouvelles pistes. On peut dire que nous y avons pris goût !”
