L’Académie de Rennes a compléré son Espace Numérique de Travail (ENT) avec les fonctions d’édition et de coédition en ligne de documents de la solution OnlyOffice.
C’est en partenariat avec la région Bretagne que l’Académie de Rennes a développé en 2007 un Espace Numérique de Travail, nommé Toutatice et dédié aux élèves, parents, professeurs et personnel administratif des écoles primaires, collèges et lycées. Depuis, la plateforme, qui a été développée et hébergée en interne, s’enrichit afin de centraliser l’ensemble des informations et applications nécessaires via un socle de logiciels libres. Aujourd’hui, ce sont plus de 200 000 utilisateurs qui se connectent et utilisent quotidiennement le logiciel breton. Pour le compléter avec des fonctions d’édition et de coédition en ligne de documents, l’Académie a choisi OnlyOffice.
Permettre l’édition et co-édition en ligne au sein de Toutatice
A l’origine, les espaces collaboratifs au sein de cet ENT ne possédaient pas d’outil permettant l’édition et la co-édition en ligne. L’équipe informatique a alors recherché un logiciel capable de compléter cet environnement numérique. “ OnlyOffice nous a été conseillé par l’un de nos prestataires qui en était satisfait. Après avoir étudié les caractéristiques du logiciel, il répondait en effet à nos 4 critères principaux à savoir : être basé sur l’open source, pouvoir être hébergé au sein de l’Académie de Rennes, être compatible avec les formats MS Office, posséder une ergonomie utilisateur adaptée pour faciliter la prise en main ”, explique Arnaud Rupin, responsable du pôle de développement, Direction des Systèmes d’Information et de l’Innovation de l’Académie de Rennes.
Des enjeux collaboratifs et pédagogiques
“ Les fonctions de collaboration en ligne permettent d’aller plus loin dans les projets scolaires, notamment cette dernière année où les enseignants et leurs élèves ont beaucoup dû travailler à distance. Par exemple, la possibilité de concevoir des créations littéraires à plusieurs mains, de réaliser des supports de synthèse en commun (exposés, présentations, etc.), ou encore de restituer des devoirs en ligne directement à l’enseignant, ajoute Thierry Joffredo, responsable du pôle Numérique Pédagogique et évangéliste sur le projet Toutatice. Nous avons aussi installé une extension OnlyOffice sur la plateforme pédagogique Moodle qui permet de partager des documents dans les espaces de cours. Pour nos collèges et lycées, Moodle représente le cœur pédagogique de Toutatice et pouvoir travailler en groupe via la plateforme est venu enrichir les possibilités de travail ”.
Un avantage certain pour travailler à distance
Depuis mars 2020, l’utilisation d’OnlyOffice a considérablement aidé le passage à l’enseignement à distance et a permis de gérer le passage en télétravail au sein de l’Académie de Rennes, au niveau de l’enseignement mais aussi des nombreuses tâches administratives. “ De manière très prosaïque, l’utilisation d’OnlyOffice nous a permis de faciliter la rédaction de compte-rendus, éviter les pertes entre deux versions, etc. Ça peut sembler évident, mais cela nous a obligés à mettre en place des bonnes pratiques et à ouvrir nos circuits de communication. Professionnellement, c’est bien plus agréable et cela nous a permis d’améliorer notre gestion documentaire globale”, confirme Annabel Bourdé, Product Owner au sein du pôle de développement, Direction des Systèmes d’Information et de l’Innovation de l’Académie de Rennes.
Aujourd’hui, l’Académie de Rennes met en expérimentation un nouveau projet nommé MyToutatice, qui sera connecté au serveur OnlyOffice hébergé en interne. L’objectif est de mettre en place un espace numérique personnel pour les agents et élèves, permettant de redonner à chaque utilisateur la maîtrise de ses données.
