Pour le fournisseur mondial de services de gestion des processus métier, d’expérience client et d’externalisation, l’objectif de ce déploiement sur 170 sites dans 50 pays est de soutenir sa croissance, optimiser ses coûts et fournir à ses 80 000 collaborateurs dans le monde un accès unique aux services RH.
« Webhelp grossit beaucoup par rachats et possède une très grande variété de systèmes de gestion RH dans les différentes régions du monde et les entreprises acquises au fil du temps, explique à Solutions Numériques Elisabeth Coeffe, global HR IS director de la société basée en France, qui emploie 5 000 personnes dans l’Hexagone.
Il était temps d’offrir à nos collaborateurs une solution plus moderne et plus digitale quel que soit l’endroit dans le monde ». Le SIRH fournira une unique source de données RH pour l’ensemble des effectifs du groupe au niveau mondial, ce qui permettra notamment d’accélérer la prise de décision.
La mise en œuvre de ce SIRH constitue un élément clé du programme de transformation digitale du groupe, dont le but est de soutenir sa croissance mondiale. « Ce mouvement s’est enclenché avec le rebranding de Webhelp en 2019. En lien avec notre baseline « Think Human », nous précise de son côté Schéhérazade Vérelle, global HR Project director de Webhelp. Notre volonté est de mettre l’accent sur l’humain, l’idée étant d’allier la dimension très technologique de notre offre client avec la dimension humaine de l’entreprise et de faire transparaitre au travers de la fonction RH et de la vie au quotidien de nos collaborateurs le « people first » qui est l’un des quatre piliers de notre marque ».
Une solution orientée utilisateur
Le projet de SIRH unique a été initié voilà deux ans par un appel d’offres au terme duquel Oracle a été sélectionné. « Nous travaillons depuis longue date avec Oracle et leur solution offre une flexibilité et une philosophie qui nous correspondent bien. Il est très orienté utilisateur dans ses process et ses workflows, déclare Elisabeth Coeffe. Le mode cloud s’est également imposé car nous voulions disposer d’un système évolutif. C’est aussi la meilleure solution pour bénéficier de toutes les innovations et meilleures pratiques RH ».
Le chantier a démarré au début de l’année et s’achèvera fin 2022. L’intégrateur, Des Systèmes & des Hommes, membre du programme Oracle PartnerNetwork, avec lequel Webhelp travaille depuis 2008, a été chargé de l’implémentation d’Oracle Fusion Cloud HCM. Elle concerne les modules core RH, la gestion des temps et des activités, la gestion des talents, la gestion de la mobilité et des carrières, ainsi que la gestion de la rémunération.
« Sur quasiment tous les modules, nous partons de zéro pour créer les services en commun, confie Elisabeth Coeffe. Sur la gestion des talents, toute la politique est remise à plat. Sur le core RH, où la base légale est importante, ce sera un mixe entre l’harmonisation de nos processus sur l’ensemble du groupe et le respect des besoins locaux qu’ils soient légaux ou business ». Un collectif de responsables RH et d’opérationnels de chacune des régions mondiales a été créé pour encadrer et suivre le déploiement.
Conduire la gestion du changement
L’objectif de Webhelp est d’ouvrir à terme les services du SIRH à l’ensemble du groupe, collaborateurs aussi bien que managers, quand actuellement la situation est très inégale suivant les pays. Ce sont les équipes de BearingPoint qui ont la responsabilité de gérer la gestion du changement induit par cette stratégie.
« C’est un vrai challenge, souligne Shéhérazade Vérelle, aussi bien dans les régions où le changement de système va nécessiter des explications et une adhésion des collaborateurs, que dans les régions où aucune solution n’était en place. Là, les avantages seront plus simples à expliquer. En revanche, tout un volet d’apprentissage de ce nouvel outil devra être mené. C’est pour cette raison que le chantier de change management a été lancé très en amont, avec le démarrage du projet ».
Dans chaque pays, Webhelp a identifié des collaborateurs qui ont une mission d’accompagnement tout au long du projet. « Ils doivent s’assurer qu’à chaque déploiement les utilisateurs finaux sont bien outillés, que la communication passe correctement en amont et que toutes les strates, que ce soit l’employé, le manager ou le RH, sont armées pour démarrer avec la nouvelle solution dans les conditions les plus favorables. Nous partons de situations très hétéroclites, et faire converger le tout, hormis de petites adaptions possibles pour des raisons légales ou business, représente un réel défi ».
Patricia Dreidemy
