Bouygues Immobilier, filiale du groupe Bouygues spécialisée dans la promotion immobilière auprès des particuliers et des entreprises, a adopté la lettre recommandée électronique pour dématérialiser de bout en bout l’envoi de ses contrats.
Le cycle de vie d’un programme immobilier génère un grand nombre de courriers nécessairement expédiés en recommandés. L’achat sur plan ou vente en l’état futur d’achèvement (vefa) figure notamment parmi les documents de contractualisation les plus volumineux du marché de l’immobilier. Un projet de vefa doit être notifié par lettre recommandée à chaque acquéreur au moins un mois avant la date prévue pour la signature de la vente définitive, et son contenu doit être conforme au contenu du contrat de réservation. En quête de rationalisation de ses processus, le promoteur a adopté la LRE.
13 000 envois recommandés en 2020
Pour dématérialiser les procédures vefa, Bouygues Immobilier se rapproche il y a 5 ans d’AR24, devenue depuis filiale de Docaposte. L’offre présente alors une rupture dans les usages : le client n’a plus besoin de se déplacer dans un bureau de poste ou attendre le passage du facteur pour recevoir un courrier recommandé, elle lui est envoyée dans sa boîte email ou sur n’importe quel terminal. Le principe est aujourd’hui le même, les équipes de Bouygues Immobilier se connectent sur le portail du prestaire pour délivrer leurs contrats de réservation et les envoyer par lettre recommandée électronique. Le courrier est acheminé à travers des serveurs jusqu’à la boîte mail du destinataire. Celui-ci est alors notifié de l’envoi et dispose de 15 jours pour accuser réception de sa LRE depuis son smartphone ou son ordinateur. La qualification eIDAS du service donne aux LRE envoyées par le promoteur la même valeur juridique qu’un courrier recommandé papier. 13 000 envois recommandés ont été réalisés par Bouygues Immobilier en 2020.
Conserver un lien de proximité avec les clients
Bouygues Immobilier estime que cette nouvelle organisation lui a permis de conserver un lien de proximité avec ses clients, en particulier depuis la crise sanitaire pendant laquelle il a étendu la LRE à d’autres services comme la relation clients. « La solution a grandement contribué à simplifier nos procédures administratives et nous a permis de réaliser d’importantes économies dans ce domaine. Nous apprécions également l’accompagnement de notre prestataire qui continue aujourd’hui de nous accorder du temps pour former fréquemment nos collaborateurs », indique Grégory Garreau, directeur administration des ventes chez Bouygues Immobilier.
Le promoteur a en outre réalisé des économies, en partie grâce à un tarif de LRE qui reste fixe, peu importe le nombre de pièces jointes déposées. Le prix du recommandé a été divisé par 3 en moyenne et la suppression des délais d’acheminement a permis de faire courir le délai de rétractation de l’acquéreur 24h après l’envoi. Enfin, un archivage des LRE pendant 10 ans dans les infrastructures du prestataire renforce la couverture juridique. Les pièces jointes et les preuves associées à l’envoi sont conservées pendant cette même durée. L’expéditeur peut les extraire pour les conserver plus longtemps si cela est nécessaire.
