Depuis le début de l’année, Iron Mountain est certifié NF461. Celle-ci concerne le système d’archivage électronique (SAE) à valeur probante. Elle s’ajoute à la norme NF544 obtenue en 2020 qui répond aux besoins liés à la copie fidèle. Cette double certification fait d’Iron Mountain l’un des rares acteurs à proposer la copie fidèle ET le système d’archivage électronique du document au sein d’une seule et même offre.
Déjà certifiée NF544 (Copie fidèle) l’an dernier, Iron Mountain, spécialiste mondial de conservation et de gestion des informations et des documents, a reçu en février dernier la certification NF461 (validée COFRAC) dans sa version mise à jour pour la conservation pérenne des documents à valeur probante.
« La norme NF461 existant depuis plusieurs années, nous souhaitions encore mieux répondre aux besoins du marché induits par la NF544 et aider les entreprises à disposer d’une solution de conservation pérenne par un processus de bout en bout », souligne Marlène Cailleau, responsable du pôle gouvernance des informations et spécialiste RGPD chez Iron Mountain France. « Nous avons donc décidé d’investir sur cette nouvelle mouture de la norme NF461. Nous avons ainsi renforcé notre système pour le doter d’une solution d’archivage électronique répondant aux nouvelles attentes des entreprises ».
Le SAE concerne les documents de preuves en cas de contentieux ou d’audit. La preuve peut être un contrat commercial, une autorisation de mise sur le marché, un livre comptable que le juge ou l’auditeur pourrait demander de produire. Son authenticité pourrait alors être approuvé, même si certains documents produit en conformité avec la norme 42-013 ont déjà été acceptés comme début de preuve, ces process permettent d’attestés d’une copie ayant la même valeur qu’on original produit.
Différent d’une gestion électronique de documents (GED), dont la fonction est de rendre disponibles les objets à tout moment, le SAE répond à un besoin tout autre de pérennité, confidentialité, authenticité. Un document conservé en SAE n’est plus modifiable, et les accès sont beaucoup plus restreints. Sur le cycle de vie d’un document la GED va couvrir la période de la création du document à l’archivage intermédiaire, et dans cette masse, les documents à valeur probante vont être extraits pour être protéger, préservés dans un SAE 10 ans, 30 ans, parfois plus longtemps. Économiquement un gros volume dans un environnement agile coûte plus cher qu’une sélection de 4% en environnement pérenne.
« La fonction d’un SAE réside dans la conservation pérenne et la confidentialité ; il offre plus de garanties face aux cyber-attaques qui se répandent largement ces derniers temps. Il est donc moins consulté et nécessite moins de disponibilité qu’un système de gestion électronique des documents », précise Marlène Cailleau.
L’avantage d’une double certification au sein d’une seule et même offre
Cette nouvelle certification NF461 vient considérablement renforcer l’offre d’Iron Mountain et sa vocation à héberger des documents à forte valeur. Dotée d’une interface simple et ergonomique, la solution FullWeb d’Iron Mountain permet de former rapidement les équipes à une solution couvrant l’intégralité des besoins des entreprises.
« Au-delà de numériser, nous sommes en mesure de proposer aux entreprises la conservation de la copie fidèle ce qui fait d’Iron Mountain l’un des rares acteurs dans le domaine à posséder les deux certifications NF461 et NF544. »
Une double certification qui présente l’intérêt de proposer aux clients en pleine réflexion numérique une seule et même offre associant la preuve et la conservation des documents avec une protection maximale. FullWeb représente de fait une véritable sécurité pour les documents probants dans le temps et dans leur confidentialité. En traitant avec un seul fournisseur, les entreprises ne risquent plus, au moment du transfert d’un système à l’autre, de perdre leurs documents ou d’altérer le support.
Grâce à l’étendue de sa solution FullWeb, Iron Mountain est dès lors en mesure de répondre aux cahiers des charges les plus précis, mais aussi d’aider les entreprises à prendre le virage du numérique en toute quiétude.
« Nous sommes capables d’aider nos clients et de les accompagner dans toutes les étapes allant de la copie simple à la copie fidèle en passant par la conservation des données dans un système d’archivage électronique ».
Pour répondre au mieux aux besoins de ses clients, Iron Mountain adapte son offre en fonction du métier de l’entreprise (banque, industrie agroalimentaire, pharmacie etc.), des flux à traiter et de la nature des documents à protéger. Un accompagnement à la fois complet et adapté pour que les entreprises puissent disposer d’une gestion documentaire efficiente et personnalisée.
