Les suites bureautiques, qui se sont progressivement transformées en suites collaboratives au fil des années, s’avèrent aujourd’hui indispensables au télétravail et au travail hybride. La bataille des innovations fait rage entre les grands éditeurs américains et la concurrence, notamment open source.
Pour 90 % des dirigeants, avec la crise sanitaire, la productivité a été égale, voire plus importante grâce au travail à distance, à lire l’étude parue en octobre 2020 de KRC Research, Boston Consulting Group, le docteur Michael Parke et Microsoft.
La crise a accéléré les usages des solutions SaaS et il a fallu assurer la communication et la continuité d’activité. Ainsi, le télétravail massif et contraint, et en conséquence l’essor du travail hybride mixant présentiel, distanciel et en mobilité, sont favorables à l’adoption d’applications de collaboration.
La performance est dans l’intelligence collective
Aujourd’hui, l’environnement de travail se doit d’être multi-device, ergonomique, interopérable et sécurisé.
« De nouveaux outils de collaboration et d’échange proposent une expérience d’utilisation alternative, tirant parti d’autres vecteurs de communication dérivés de la sphère privée : dialogue en temps réel, voix, image, vidéo, coédition, partage de tâches, mobilité… souligne Stéphane Rousseau, DSI d’Eiffage, vice-président du Cigref, pilote du groupe de travail “Suites collaboratives” qui a donné lieu à une étude. Nous observons une forte mutation du travail en entreprise dans l’éclatement physique des équipes sur des sites, pays ou fuseaux horaires différents et la déstructuration des organisations. La performance trouve aujourd’hui sa source dans l’intelligence collective, l’expertise partagée, la transversalité, l’ubiquité de l’activité professionnelle et la porosité avec la vie privée. Ces évolutions rendent maintenant critiques les outils collaboratifs, les faisant passer d’un statut d’outils ou de moyens à celui d’applications à valeur d’usage reconnue. » La suite collaborative est un ensemble intégré d’outils, qui permet à chaque collaborateur de disposer d’un accès unique à un ensemble de fonctionnalités et de communiquer par différents canaux interconnectés.
Les apps bureautiques, des commodités
Ainsi, cœur historique des suites collaboratives les plus complètes, les suites bureautiques sont devenues des commodités. L’accent en termes de développement et de marketing est clairement mis sur les applications directement collaboratives au sein des suites, comme la visioconférence. Toutefois, les applications bureautiques continuent d’avoir des mises à jour fonctionnelles, aidées par l’intelligence artificielle, avec deux objectifs : renforcer leur facette collaborative et la productivité des utilisateurs.
La solution historiquement dominante qu’est la suite de Microsoft, alias Microsoft 365, s’est vue rejoindre par celle de Google, Google Workspace (ex G Suite) pour former un duopole. D’autres éditeurs et solutions open source viennent néanmoins les concurrencer.
Nadine Yahchouchi, directrice Microsoft 365, explique la stratégie de Microsoft qui étend progressivement les fonctionnalités de sa solution : « Nous développons des couteaux suisses pour accompagner les entreprises, ainsi que les secteurs de l’éducation et de la santé. Les PME préfèrent des packages intégrés, tandis que les grandes entreprises achètent en pièces détachées, notamment des briques de sécurité évoluées. L’ergonomie et les fonctionnalités sont adaptées aux usages mobiles et desktop. L’accessibilité est développée sous l’angle de l’inclusion. » L’application d’échange Teams a été l’application phare de la suite en 2020. Elle comptait 115 millions d’utilisateurs actifs quotidiens en octobre 2020. « Nous avons fait évoluer Teams, notamment pour réduire la fatigue visuelle ou pour automatiser un sondage sur le ressenti suite à une réunion, explique Nadine Yahchouchi. Nous avons beaucoup appris de réseaux sociaux comme LinkedIn. »
Teams devient un hub collaboratif, où le collaborateur retrouve ses applications métiers, notamment les 4 applications de la nouvelle plateforme Viva dédiée à l’expérience collaborateur : “Topics”pour s’informer, “Insights” pour s’organiser, être performant, “Connections” pour accéder aux ressources internes, “Learning” pour accéder aux contenus de formation.
Zoho met en avant l’intégration commerciale et l’automatisation
L’éditeur américano-indien Zoho, créé en 1996 et connu pour ses logiciels de CRM et de messagerie, propose une suite complète Zoho Workplace, qui vient titiller Google et Microsoft, en mettant en avant l’intégration commerciale. « Les plateformes de collaboration doivent faciliter de meilleurs résultats commerciaux, pas seulement améliorer la productivité », souligne Vijay Sundaram, directeur de la stratégie de Zoho. Zoho Workplace a connu une adoption rapide en 2020, comptant en septembre 2020 2 millions d’organisations clientes, soit 15 millions d’utilisateurs, répartis dans plus de 150 pays. Plus de 25 % des nouveaux clients ont pris la décision de passer de Google Workplace et Microsoft 365 à Zoho Workplace.
Cette dernière est une suite unifiée et intégrée de neuf applications, toutes natives dans le Cloud. Elle est conçue comme une plateforme de productivité, avec un tableau de bord commun. Elle unifie et centralise l’espace de travail des collaborateurs, simplifie le stockage des fichiers et rationalise la communication entre équipes.
« Les suites collaboratives sont un ancien et un nouveau marché : il y a toujours de nouveaux outils, la visioconférence est devenue très importante, analyse Sridhar Iyengar, directeur Europe de Zoho. Nous avons développé toutes nos applications en partant de zéro. Zoho Workplace est une catégorie de produits émergente chez nous. Notre stratégie est ascendante, visant d’abord les petites entreprises, puis les moyennes. Aujourd’hui nos produits sont matures et nous avons pu changer d’échelle, avec une majorité de clients du midmarket, et des grands comptes. Sans ses développements Zoho cherche la facilité d’utilisation, pour plus d’efficacité, et la meilleure expérience utilisateur quel que soit l’appareil. Notre volonté est d’intégrer de nouvelles fonctionnalités sans couture dans nos applications. Nos applications Workplace doivent pouvoir travailler et partager des données avec des applications externes, comme le CRM ou le support client (Zoho propose Desk, une application de support technique contextuel). Nous attaquons en direct le marché européen depuis 2018. Nous y disposons de notre propre datacenter pour garantir un contrôle complet avec une approche localisée par pays. Un prestataire de services SaaS est aussi bon ou mauvais que sa politique de sécurité. Les clients attendent par défaut des standards de sécurité. Zoho est attentif à la sécurité et la protection des données. Nous ne monétisons jamais les données clients. »
Pour M. Iyengar, la pandémie a accéléré le mouvement de la digital workplace. En 2021, ce marché est placé sous le signe de l’automatisation : moins d’efforts manuels de la part des utilisateurs, plus d’intelligence artificielle. L’IA est ainsi utilisée pour améliorer la partie front : assistant d’écriture de documents texte, pour les graphiques des tableurs, dans la messagerie, la traduction automatique…
Le Cigref, réseau de grandes entreprises et administrations publiques françaises pour la maîtrise du numérique, a publié fin février 2021 l’étude « Les suites collaboratives, valeurs d’usage et alternatives ». Elle a exploré les attentes des entreprises, les avantages des suites et les alternatives open source.
Moins de la moitié des fonctionnalités utilisées
Près de trois quarts des entreprises participant au groupe de travail estiment que le taux d’usage des fonctionnalités de leurs suites collaboratives ne dépasse pas 50 %. La valeur d’usage de ces suites ne correspond pas à la diversité des applications offertes, mais à leur capacité à répondre aux besoins que sont la sécurité, la transversalité et la continuité, l’expérience utilisateur et l’ergonomie.
Dans le contexte actuel, les attentes des utilisateurs sont fortes et nombreuses ; la prise en main des applications doit être facile, leurs bénéfices en termes de productivité quasi-immédiats. Ils souhaitent :
- organiser les activités de leur équipe, converser en continu, coordonner et piloter des actions ;
- co-produire des contenus, échanger en temps réel ;
- produire, stocker et organiser des documents ;
- gérer leur temps efficacement ;
- accéder rapidement à toute l’information utile.
Selon l’étude, si les deux suites hégémoniques des grands éditeurs américains assurent un socle de fonctionnalités collaboratives diversifiées et sécurisées, les questions des coûts, des possibilités de négociation et de la dépendance sont des freins stratégiques. En packageant leurs offres, les éditeurs imposent à l’ensemble des utilisateurs des fonctionnalités subsidiaires pas toujours désirées ou nécessaires, induisant des coûts cachés. L’accès à des solutions open source pour le poste de travail est une demande récurrente des entreprises mais n’est pas si facile. Il existe peu de standards sur les briques applicatives, et la vigilance est de mise : les outils de travail étant utilisés au quotidien, tout changement peut engendrer un impact non négligeable sur le confort et la culture des collaborateurs.
