« L’utilisation de la GED a permis la mise en place du télétravail et l’accès à distance à une base documentaire unique », résume Kevin Clain, secrétaire général de la mairie de Saint-Felix-de-Lodez, village de 1 200 habitants situé dans le département de l’Hérault.
Cette petite collectivité d’Occitanie en est persuadée, nul besoin de posséder un service informatique développé pour faire passer le cap du numérique à ses équipes. Volonté locale et tierce expertise sont en revanche indispensables pour transformer en données exploitables le volume important de courriers et d’informations que la mairie reçoit sur support papier ou numérique. « Nous voulions éviter la perte des documents qui circulent et centraliser leur gestion pour faciliter la recherche de l’information, tout en la rendant accessible à distance et en toute mobilité », indique Kevin Clain.
Traiter les factures à distance
La GED Zeendoc est choisie pour orchestrer les opérations. Elle centralise le courrier entrant numérisé et attribue les droits d’accès aux agents et élus sans limitation de nombre. « Nous avons fait preuve d’un peu de rigueur pour tout intégrer dans le logiciel et numériser l’ensemble des documents mais le gain de productivité a été par la suite important. Le télétravail a été adopté pour le traitement des factures et d’autres dossiers et peut maintenant se faire de partout. Dans le contexte du Covid-19, la solution joue un rôle essentiel dans notre plan de continuité de l’activité en permettant aux personnes de télétravailler dans de meilleures conditions », note Kevin Clain. La mairie a diminué par deux sa consommation papier et compte créer avec sa GED un circuit de validation des notes de frais lorsque ses agents sont en formation, puis dématérialiser les bulletins de salaire électroniques.
