PARTAGE D’EXPÉRIENCE – Le département de la Haute-Savoie s’extrait de son désordre numérique

Avec 34 conseillers départementaux et près de 3 000 agents exerçant 80 métiers différents, le département de la Haute-Savoie a voulu en finir avec une organisation articulée autour de SharePoint, de serveurs de fichiers, de messageries traditionnelles et d’applications métier.

Les axes d’amélioration de la gestion documentaire collaborative de la collectivité sont classiques : fichiers dispersés, doublons, abondance d’e-mails et de pièces jointes, recherches longues, difficultés d’accès à distance, pauvreté du suivi des processus et des tâches, manque de coordination autour de la production de contenu. Le PISIUN (Pôle innovation, systèmes d’information et usages numériques) du département montagnard est chargé d’opérer un changement radical. À l’issue de la consultation de différents éditeurs, la collectivité décide en 2019 de réaliser un POC visant à éprouver la solution Gofast comme GED collaborative et transversale. La phase est achevée 6 mois après avec la reprise du serveur de fichiers dédiés aux projets transversaux du PISIUN et la mise en production de la plateforme. Optimisée par une analyse et un tri des documents, la conversion de la base documentaire a fait migrer 220 000 fichiers sur la plateforme Gofast. Le POC a également permis de tester le moteur de workflows en particulier pour les étapes de création, coédition, gestion des versions, vérification, validation, publication et partage.

44 espaces dédiés et 4 extranets

Les fonctionnalités testées ont été jugées “parfaitement ou partiellement assurées”. En septembre 2020, le déploiement progressif de Gofast est lancé auprès des directions du département. Plus d’une centaine d’utilisateurs actifs exploitent aujourd’hui la digital workplace, à travers 44 espaces dédiés aux organisations et aux groupes, et 4 extranets. « Nous mettons beaucoup moins de temps à rédiger les documents et cela simplifie grandement les échanges et le travail collaboratif. CEO-Vision a formé une partie des utilisateurs, puis nous avons pris le relais. Des ateliers ont aussi été organisés sur des thèmes prédéfinis, par exemple les workflows pour comprendre les besoins métiers. Nous observons des gains de temps et de volumétrie importants. Nous utilisons moins d’espace de stockage, surtout pour la messagerie. Une centaine de collaborateurs testent la solution actuellement, pour un objectif de 400 personnes début 2021. D’ici deux ans, nous pourrions ainsi être 2 000 à utiliser Gofast », souligne Patricia Mugnier, chef de projet du PISIUN.