PARTAGE D’EXPÉRIENCE – Cedrus Partners coordonne ses collaborateurs

Une équipe qui s’étoffe, plusieurs bureaux qui s’ouvrent dans l’Hexagone mais une difficulté à faire collaborer les différents pôles et entités. « Coordonner tout le monde devenait compliqué », résume Ryad Boudjemia, responsable digital chez Cedrus Partners.

La gestion documentaire de cette société de conseil en investissements repose sur un réseau partagé et des échanges par email ou téléphone. Plusieurs pistes sont envisagées pour moderniser l’organisation. Les hypothèses Teams et Slack sont étudiés mais, pour Cedrus Partners, les deux messageries ne répondent pas aux enjeux de la collaboration autour du document. La solution SaaS de SharePlace est finalement retenue et déployée. Son installation est l’occasion pour la société de remettre à plat la structuration de ses documents. « Notre réseau partagé s’était constitué au fur et à mesure et nous avions besoin de réorganiser l’arborescence de manière plus efficace, et de faciliter la navigation pour accéder aux documents », explique Ryad Boudjemia. Autre chantier mené par l’entreprise, la formalisation de ses processus, afin de réguler les interactions autour des documents.

Des mini-espaces pour coconstruire et échanger

Cedrus Partners a exploité le principe d’arborescence de SharePlace qui déploie des répertoires et sous-répertoires dans lesquels sont créés des fils d’activité dédiés à la discussion ou au partage de fichiers. Un répertoire général fédère les différentes activités de la société, tandis que chaque pôle dispose de son propre répertoire avec une gestion des droits d’accès.

Un troisième niveau a été organisé par sujet, par exemple pour échanger autour de projets transverses. « SharePlace nous permet de travailler plus vite et de manière synchrone avec les autres entités. L’intégration à Microsoft Office facilite la réactivité. Nous pouvons interagir directement depuis SharePlace avec une personne en particulier par mail, chat, Skype ou appel téléphonique », indique Ryad Boudjemia. Tous les documents et discussions stockés sont chiffrés. Cedrus Partners a constaté une importante diminution de l’usage des mails internes. L’entreprise songe désormais à ouvrir sa digital workplace à ses clients.