PARTAGE D’EXPERIENCE – Noisy-le-Grand prend les rênes de sa gouvernance documentaire

Piégée par des habitudes de travail basées sur un serveur de fichiers et une messagerie traditionnelle, la commune de Noisy-le-Grand s’est donnée 4 mois pour éprouver une nouvelle solution

Une information éparpillée, une mauvaise gestion des e-mails et des pièces jointes, des problèmes de doublons et de versions de documents ont classiquement poussé cette collectivité de la Seine-Saint-Denis à revoir son approche en matière de GED. Elle a sélectionné Gofast, de l’éditeur français Ceo-Vision, pour réaliser un PoC impliquant sa DSI, sa direction des finances et son département de construction publique. Le périmètre retenu inclut alors le partage des documents avec des prestataires externes et la collaboration autour des différentes versions d’un même document. La mairie cherche en outre à rapatrier son stockage distant et les outils de partage de fichiers volumineux associés. Elle veut également abandonner son serveur de fichiers et centraliser ses contenus et sa communication, tout en renforçant les usages collaboratifs. Initié fin 2019, le PoC a pris fin au printemps 2020 : de l’optimisation du versioning à la réduction du flux d’e-mails en passant par un meilleur contrôle des processus métiers, la mairie est parvenue à piloter sa gouvernance documentaire. Quatre mois après le démarrage du projet, 43 000 documents ont été stockés sur la plateforme. La collectivité espère déployer la solution à travers tous ses services d’ici 3 ans. « Dans ce projet à dimension collaborative, le facteur humain reste le point délicat. Les méthodes de travail changent et tout le monde est concerné. Chaque acteur a dû par exemple revoir ses arborescences et ses règles de nommage des fichiers. La conduite du changement est essentielle pour permettre à chacun de se projeter », indique Sandy Abed, cheffe de projets à la DSI de la ville de Noisy le Grand.