Ce fournisseur de produits et services informatiques pour les professionnels de l’après-vente automobile dématérialise ses processus de gestion des factures et simplifie la signature de ses contrats.
C’est en 2016 que le groupe fait appel pour la première fois à Universign en choisissant sa solution de cachet électronique pour dématérialiser près de 5 000 factures clients par an.
Pour émettre une facture électronique viable au regard de la réglementation en vigueur et disposer d’un maximum de lisibilité de l’émission à la conservation des factures, le service de cachet électronique Universign permet de garantir l’identité de l’émetteur (en tant que personne morale) grâce au certificat utilisé lors de l’opération ainsi que l’intégrité du contenu des factures grâce à l’horodatage qualifié inclus dans chaque cachet électronique. Avec ce service de cachet électronique, l’origine des factures numériques est garantie et l’horodatage qualifié fournit la preuve que les données des factures n’ont pas été altérées dans le temps. Il aide ainsi le groupe à prévenir toute contestation sur leur intégrité ou leur origine.
Les contrats e-signés
Début 2020, le fournisseur décide de faire un pas de plus vers la dématérialisation et lance un appel d’offres pour la mise en place de la signature électronique de ses contrats afin de simplifier les processus. Son choix se porte de nouveau sur Universign. Désormais lorsqu’un document doit être signé par une personne interne ou externe à l’entreprise, celle-ci est invitée par email à le signer électroniquement.
Une disposition qui permet, selon l’entreprise, rapidité et simplicité d’exécution à la procédure de validation des contrats, tout en apportant une sécurité juridique grâce au statut de Prestataire de Services de Confiance qualifié selon le règlement européen eIDAS dont bénéficie Universign.
La mise en place de la signature électronique offre un gain de temps et une économie importante. Elle assure également la réduction du papier et la suppression des différentes étapes auparavant associées à la signature manuscrite telles que l’impression, la signature manuscrite, les photocopies….
