Best Practices Systèmes d’information, plateforme de bonnes pratiques et d’expertises IT, et Generix Group, un spécialiste européen sur le marché de la facture électronique, livre en avant-première aux lecteurs de Solutions Numérique les résultats de la deuxième édition du Baromètre « Dématérialisation des factures ». Le déploiement s’accélère : 76 % des entreprises interrogées sont équipées d’au moins une solution pour dématérialiser fiscalement les factures, un chiffre en croissance de 15 % par rapport à la première édition de 2018.
L’objectif de ce baromètre, dont cette deuxième édition a été menée en 2019, est d’analyser les usages des entreprises à un instant donné : taux et type d’équipement, prestataires déployés, nature des projets, évolutions programmées, bénéfices et difficultés rencontrées, etc. Il est intéressant de constater que 76 % des entreprises sont équipées d’une ou plusieurs solutions de facture électronique, sachant que 72 % se sont équipées au cours des 3 dernières années, contre 43 % en 2018, preuve que le déploiement s’est accéléré ces deux dernières années.
Quelles sont les raisons qui les ont poussées à s’équiper ? Pour 52 % des entreprises, c’est en premier lieu à cause des obligations réglementaires, contre 22 % en 2018. La recherche de gains de productivité et la réponse aux exigences clients restent toujours très bien placées avec 49 % chacune contre 51 % et 59 % préalablement.
Quelles avantages y trouvent-elles ? 64 % des entreprises relèvent des impacts positifs sur la traçabilité et la fiabilité du processus de facturation, 50 % sur la réduction du cycle de rapprochement et mise en paiement.
Les entreprises non équipées résistent
Parmi les 24 % d’entreprises non équipées, plus de 60 % ont un projet d’équipement, dont près de 54 % sous 24 mois. Une tendance moindre comparée à 2018 où 76 % de l’échantillon interrogé programmait un projet sous 36 mois. La part des entreprises n’ayant pas prévu de projet est quant à elle en augmentation par rapport à 2018, passant de 24 % à 39%.
Comme en 2018 (68 %), les premières raisons sont le manque de temps ou de compétence interne dans 66 % des cas. Certaines réponses sont en revanche beaucoup plus tranchées qu’il y a deux ans : la faiblesse des volumes : 38 % contre 23 %, le manque de ROI : 24 % contre 11,5 %, la résistance des utilisateurs : 24 % contre 15 %.
« L’équipement des entreprises s’accélère mais le déploiement en volume prend du temps. Sans obligation réglementaire, la poursuite du déploiement sera fastidieuse car les dernières entreprises à s’équiper ont le sentiment de ne pas y trouver leur compte en termes de retour sur investissement. Ce sont des entreprises de tailles plus modestes dont les volumes de factures sont faibles » analyse Christophe Viry, Product Marketing Manager des activités Collaboration multi-enterprises de Generix Group.
SaaS et EDI
Sans surprise, les entreprises utilisent dans leur grande majorité un service SaaS pour dématérialiser leurs factures (75 %). Elles sont tout de même 17 % à ne pas avoir franchi le pas du Cloud et à utiliser une solution « on premise ». En analysant les réponses, il s’agit dans la majorité des cas de solutions d’OCR ou de solutions métier (rapprochement de factures, comptabilité).
C’est toujours l’émission de factures vers les clients qui domine largement avec 71 % (75 % en 2018) et le traitement des factures fournisseurs en second lieu avec 45,5 % (contre 41 %). Le principal changement porte sur la proportion d’usage pour les factures dites B2G (« Business to Government »), qui passe de 28 % à 42 %.
En 2020, c’est toujours l’EDI qui est la voie la plus utilisée par les entreprises (66 %), bien qu’en baisse de 8 points. Les factures avec signature électronique augmentent fortement, passant de 37 % à 58 %. Rappelons qu’il s’agit essentiellement de factures au format PDF. 39 % des entreprises n’ont pas déployé de piste d’audit.
« Il faut proposer aux entreprises plusieurs types de services de facturation électronique. Chacun choisit selon sa maturité et son volume : facture EDI, facture PDF signée ou non, dépôt de factures sur portail avec vidéocodage ou encore saisie en ligne des factures. Ces deux derniers modes sont à la portée des entreprises de toutes tailles », explique Christophe Viry.
La piste d’audit toujours mal appréhendée
De manière stable, la piste d’audit est toujours faiblement utilisée (15 % en 2018 et 15,6 % en 2020) et mal comprise par les répondants. Pour mémoire, « la mise en œuvre des contrôles permanents et documentés permettant d’établir une piste d’audit fiable » est obligatoire pour toutes les factures électroniques non dématérialisées par l’EDI ou la signature électronique ainsi que pour les factures papier.
Sur cette seconde édition, les entreprises ont également affirmé, pour 61 % d’entre elles, avoir mis en place la piste d’audit, ce qui dénote une incohérence avec la déclaration précédente. 39 % ont déclaré ne pas l’avoir mise en place et, parmi eux, 60 % ne pas avoir de projet concernant la piste d’audit. 43,5 % n’ont pas documenté leur processus de piste d’audit, malgré l’obligation de la loi française à ce sujet et, pour autant, 78 % des répondants pensent être en conformité avec la règlementation. Une explication
plus claire sur les tenants et aboutissants de la piste d’audit semble donc essentielle.
« Beaucoup considèrent que le cadre de la piste d’audit est trop vague, le projet trop chronophage et depuis sa mise en vigueur, il y a 6 ans, la tolérance semble de mise du côté de l’État. Pour autant, l’arsenal de sanctions est important : rejet de la réduction de TVA, remise en cause du caractère original de la facture, pénalité pouvant s’élever à 50 % du montant de la facture, … » explique Christophe Viry.
*Enquête réalisée au troisième et quatrième trimestre 2019 auprès de 158 entreprises privées et organisations publiques
