Factures et retour sur investissement

“Les processus à dématérialiser en priorité sont ceux qui ont un impact sur les résultats de l'entreprise”, souligne Christophe Rebecchi, directeur général de ReadSoft. “Il s'agit typiquement des projets qui impactent les coûts de l'entreprise tels que la comptabilité fournisseurs ou les avis de paiement, qui impactent le revenu de l'entreprise comme les commandes clients, et ceux soumis à la réglementation qui impose une parfaite traçabilité. Tout document peut être dématérialisé et son traitement automatisé, mais entre l’automatisation de la saisie d'enquêtes clients et la dématérialisation du traitement des commandes clients, laquelle aura un impact plus direct sur le résultat de l'entreprise ? Dans ce contexte, il est important de se focaliser principalement autour des processus purchase to pay (automatisation du traitement des flux comptabilité clients, de la réception des commandes clients jusqu’aux règlements) et order to cash (automatisation du traitement des flux comptabilité fournisseurs, de l’émission de la demande d’achat jusqu’au bon à payer en passant par la comptabilisation de la facture)”. Pour Vincent Ehrstrom, directeur marketing chez Itesoft, s’ajoute aux processus purchase to pay et order to cash le processus courrier entrant métier. Pour ce dernier, le champ d’application est très vaste et dépend de l’activité de l’entreprise. En outre, les flux de documents visés sont associés à des processus de relations clients dans des contextes commerciaux, de vie de contrats et de traitement de prestations. Il s’agit ici de limiter les manipulations de documents en capturant tous les flux à la source, puis d’automatiser le tri et l’extraction de données afin d’accélérer la distribution du courrier vers les bons interlocuteurs de l’entreprise mais aussi d’extraire automatiquement le maximum de données contenues dans les documents. “Dans les entreprises privées comme publiques, il y a toujours une forte demande pour optimiser et automatiser le circuit des factures fournisseurs et des demandes d’achats”, confirme Jean- Louis Sadokh, pdg d’Azur Technology. “Les comptables font alors autre chose de plus valorisant. Ces projets ont un fort ROI facilement mesurable (j’ai x comptables qui saisissent des factures avec la LAD, j’automatise 80% de cette saisie, reste le contrôle, il y a donc une réduction très forte du temps passé). Il est également nécessaire d’automatiser la circulation de la facture dans l’organisation surtout si celleci est multi sites. La facture dématérialisée circule mieux et plus vite et il n’y a pas de problématique de localisation. La facture reste un des documents les plus manipulés. La nouvelle tendance est le traitement automatisé du courrier entrant, avec aiguillage, traçabilité, suivi des réponses et constitution d’un dossier dématérialisé”. Si les factures et ses déclinaisons, les informations financières, les propositions commerciales, les commandes restent les documents que les entreprises dématérialisent en priorité, les approches n’en sont pas moins variables et soumises aux spécificités de chaque organisation. “Il faut toujours préalablement bien identifier pour chaque type de document quelle est sa complexité de traitement et le volume traité”, explique Xavier Lainé, pdg de Primobox. “En effet, il sera toujours préférable de cumuler les deux facteurs complexité et volume afin de maximiser le ROI sur ce type de projet. Un projet de dématérialisation n’est jamais considéré comme un simple passage du support électronique au support papier. On parle principalement de dématérialisation des processus et de l’ensemble de la chaîne documentaire, de la production du document, à son archivage, en passant par sa validation, sa signature, etc. Il est alors aisé de comprendre que plus un processus papier sera complexe et chronophage plus sa dématérialisation et son automatisation auront un sens à la fois en termes de rentabilité mais aussi de productivité”.