La période que nous vivons va considérablement faire évoluer nos mentalités et créer de véritables effets de bords qui pourront durement impacter la santé financière de nos entreprises. Certaines défaillances ou retards d’encaissement sont hélas déjà annoncés ; il en ressort d’autant plus que la gestion de la trésorerie est un point clé à prendre en compte car elle peut être vite mise à mal par un règlement tardif des factures émises lorsque ce n’est pas un défaut de paiement pur et simple. Cette préoccupation, qui était déjà une réalité auparavant, reste plus que jamais vérifiable et avérée.
Traçabilité et fiabilité, deux critères à prendre en compte
Une première analyse rapide met en avant que nombre d’entreprises utilisent encore le papier ou un simple fichier PDF mis en pièce jointe d’un mail pour envoyer leurs factures à leurs clients. Ces processus d’un autre temps montrent aujourd’hui leurs limites à bien des égards : coût, complexité, fiabilité et temps de traitement, etc. À ces éléments s’ajoutent deux données clés : l’acheminement et la traçabilité.
À n’en pas douter, l’acheminement papier et la réception des courriers sont particulièrement impactés en ce moment, sans parler de l’absence physique des destinataires qui ne peuvent recevoir ni traiter les factures. Les risques de pertes de courrier ou retards de remises sont réels. Le traitement automatisé des factures électroniques est un élément de réponse pertinent qui permet de s’affranchir des risques préalablement évoqués. Bonne réception des factures, traçabilité de l’avancement, traitement et paiement accélérés… sont autant de bénéfices mesurables.
Une recherche d’efficience, d’optimisation et de rationalisation des coûts de gestion
Un autre enjeu pour les départements financiers est de leur permettre de gérer leurs opérations avec plus de fluidité. En ce sens, que ce soit au niveau de l’émetteur ou du récepteur, la digitalisation de la facture ouvre des pistes intéressantes et permet aux collaborateurs de travailler plus efficacement et en toute sécurité. Cette approche met en œuvre assez aisément une démarche de travail collaboratif qui permettra aux équipes financières et opérationnelles de fiabiliser la gestion de la facturation. On notera aussi que cette forme d’organisation génère aussi des bénéfices économiques tangibles et rapidement mesurables dès la mise en production.
Se mettre en règle vis-à-vis de la réglementation
Ce troisième volet est également un point de réflexion à intégrer dans son projet. En effet, la réglementation en matière de factures électroniques implique de respecter un certain nombre de prérequis. Avant de sélectionner tel ou tel dispositif, il est donc nécessaire de se pencher sur ce point pour cartographier les solutions qui sauront intégrer nativement cette composante réglementaire.
Comme nous l’avons vu, la période actuelle est l’occasion de vérifier la pertinence et le bienfondé de cette réflexion d’envergure.
A court et moyen terme c’est aussi l’occasion de limiter les impacts économiques de ce qui se dessine. C’est aussi pour certains d’entre nous une période plus propice pour réfléchir à un sujet parfois déjà évoqué mais que nous n’avions pas encore eu le temps de faire avancer.
Bien sûr, la gestion de la facture électronique ne sera pas une baguette magique faisant disparaitre tous nos maux, mais c’est indéniablement un élément à prendre en compte à court terme par les entreprises qui ne sont pas encore équipées de solutions automatisées, fiables et adéquates.
Par Joël SPITALIER, Directeur des Opérations chez API
