Dans une marche forcée à la numérisation des activités, le recours massif aux outils de collaboration redéfinit l’espace de travail des entreprises. Les plus avancées ont réalisé un passage en douceur au télétravail en tirant parti de leur digitale workplace. Pour les autres, il est indispensable d’adopter cette approche.
De loin le canal numérique le plus exploité, le mail ne peut maintenir à lui seul l’organisation d’une entreprise en cas de crise. Il faut aussi se parler et se voir par terminal interposé à n’importe quel moment et depuis n’importe où. C’est ce que la convergence de l’informatique et des télécommunications a permis d’automatiser ces deux dernières décennies sous le concept de communications unifiées.
L’avènement du Cloud et des offres hébergées a favorisé une forte migration vers les UCaaS et une refonte des environnements de travail des salariés dans l’entreprise, avec des espaces numériques virtualisées et axés vers le collaboratif et la mobilité. À travers des plateformes plus élaborées, c’est la notion de “digitale Workplace » qui englobe désormais des méthodes plus efficaces de communication et de collaboration. En plus des solutions de comms unifiées qui permettent de passer les appels audio et vidéo, ce nouvel espace de travail fédère intranet, extranet, sites web, suites collaboratives, gestion des tâches / planification et outils d’e-learning. « Techniquement, le déploiement de ces solutions est simple et rapide, mis à part l’intranet qui demande plus de temps tout comme la conduite du changement à l’utilisation de ces outils dont la longueur varie selon la maturité des utilisateurs », souligne Didier Zeitoun, président de Magellan Partners, dont la filiale Exakis Nelite dispense bénévolement depuis le 23 mars des formations en ligne sur le déploiement de Teams.
Simplifier la perception de l’offre
Entre la nécessité d’ouvrir des accès à distance aux ressources de l’entreprise (logiciels, ERP, CRM, serveurs de fichiers, etc.) à travers une connexion sécurisée par un VPN correctement configuré et le déploiement sur-mesure d’applications collaboratives SaaS, beaucoup d’entreprises en mal d’expertise ne sont pas encore prêtes à relever le défi du télétravail. La digitale workplace apparaît comme une alternative qui surmonte une bonne partie des obstacles techniques et organisationnels.
Être en mesure de prendre rapidement en main les briques qui composent une digital workplace est primordial pour tous les salariés poussés au télétravail. Pour l’éditeur Jalios, qui met à disposition gratuitement et pendant 3 mois sa plateforme JCloud, la simplification de l’approche est le premier facteur qui permet aux entreprises de commencer à exploiter immédiatement les solutions. « Dans le contexte actuel, nous avons voulu simplifier la première perception que les utilisateurs ont de notre digital workplace, sans brider ses fonctionnalités mais en limitant ce qui est montré au démarrage pour que les utilisateurs puissent se l’approprier facilement », explique le pdg de Jalios, Vincent Bouthors.
Une première réunion de crise
L’objectif d’une digital workplace est de rationaliser les processus de l’entreprise tout en les socialisant, en jouant sur les quatre volets communication, collaboration, gestion des connaissances et efficacité collective. Cela demande du temps. Or il en manque aujourd’hui. Il faut donc en priorité actionner certains leviers de la digital workplace, d’abord pour assurer une communication globale et ensuite pour déterminer les bases du travail collectif. « Il faut commencer par une réunion de crise à travers des billets qui font circuler l’information importante et permettre aux employés de la commenter pour éventuellement la clarifier. Il y a également besoin d’un lien social qui peut se créer à travers du microbloging et du web chat pour prendre des nouvelles des uns et des autres. Il faut aussi mener des enquêtes pour déterminer le moral de chaque salarié et estimer son degré d’efficacité puis partager ces informations avec chaque manager », conseille Vincent Bouthors. La création de différents espaces collaboratifs dans la digital workplace permet ensuite de structurer l’organisation des activités à l’aide d’un gestionnaire de tâches puis de mettre à disposition des outils de communication audio, vidéo et chat. Pour les moins expérimentés, la plupart des plateformes du marché facilitent la découverte et l’usage de ces outils fondamentaux.
Se pose aussi la question du changement de management dans des conditions de télétravail. « Il faut revoir la façon dont le manager gère son équipe. Dans notre activité de conseil, tous les matins, tous les chefs de projets font un point avec leurs équipes projets pour organiser le travail de la journée, planifient la répartition des tâches et évoquent les problèmes rencontrés la veille. Deux fois par semaine au minimum, nous avons mis en place un flash report qui précise l’avancement des projets avec chacun de nos clients. Parallèlement il s’est naturellement développé des e-cafés ou des e-apéros réguliers où nous nous retrouvons tous pendant un petit moment pour échanger sur tout, sauf le travail », illustre Didier Zeitoun.
