En cette période de télétravail, la signature électronique est l’une des solutions pour ne pas mettre à l’arrêt une partie de l’activité d’une entreprise. Solutions Numériques a demandé son expertise à Antoine Louiset, CTO de Yousign, spécialiste du domaine.
Alors qu’en cette période de confinement certaines entreprises ont pu mettre en place le télétravail pour tout ou partie de leurs équipes, d’autres, à défaut de trouver les moyens de poursuivre leur business, se résolvent à mettre en stand-by une partie de leur activité. Pourtant certains outils, même déployés tardivement peuvent permettre une poursuite ou une reprise de l’activité tout en limitant les interactions physiques : Cloud, visio-conférence ou encore signature électronique. Cette dernière est rapidement devenue indispensable car permettant de réaliser à distance tous les processus de validation et de contractualisation tout en disposant d’une véritable valeur juridique.
Un vaste champ d’applications
La signature électronique peut s’appliquer facilement à tous les corps de métier et permettre donc une poursuite de l’activité en toute sécurité. Elle est aujourd’hui déjà très utilisée par les secteurs de l’immobilier, l’assurance ou encore la banque.
De manière transversale, elle se révèle extrêmement utile aux équipes commerciales, achats, RH et évidemment administratives et financières.
Elle permet entre autres de signer :
- devis et bons de commande
- contrats de travail et avenants
- factures et documents comptables
- souscriptions aux contrats d’assurances
- mandats et compromis de vente
Un système sécurisé de bout-en-bout
Si beaucoup d’entreprises continuent à considérer qu’elle peuvent scanner une signature manuscrite, l’apposer sur un document et envoyer le tout par email, il faut savoir que cette méthode n’a pas de réelle valeur juridique.
La signature électronique, afin de disposer d’une réelle valeur juridique, est réalisée par des solutions certifiées, et suit un procédé encadré par le règlement européen eIDAS de juillet 2014.
Idéalement, une signature électronique doit donc :
- permettre d’authentifier le signataire
- préserver l’intégrité du document signé
- faire usage d’un certificat électronique
L’ensemble des signatures électroniques réalisées au moyen de solutions certifiées eIDAS disposent de la même valeur dans l’ensemble des pays de l’Union Européenne.
Chaque signature réalisée entraînera la création d’un “audit trail” ou “dossier de preuve” qui retrace le parcours de signature. Ce document, archivé pendant 10 ans dans un coffre-fort numérique, fera foi en cas de litige entre les parties ayant signé le contrat.
Les échanges réalisés au travers de la plateforme lors du processus de contractualisation sont, quant à eux, chiffrés, assurant une confidentialité totale.
Le choix d’une solution adaptée
Dans l’urgence actuelle, il est conseillé de se tourner vers les solutions proposant des signatures électroniques via des applications SaaS. En effet, celles-ci sont déployables dans l’immédiat une fois que l’entreprise a validé son abonnement. Vous pourrez ensuite permettre à l’ensemble des utilisateurs disposant d’un compte de signer électroniquement les documents de manière extrêmement simple.
Il suffit en effet de :
- charger le document dans l’application
- choisir les signataires
- envoyer le document
De son côté, le signataire recevra un email avec un lien vers le document. Il devra alors le consulter intégralement, valider son identité au moyen d’un code OTP envoyé par téléphone puis signer le document électroniquement.
Il est également possible d’intégrer via API un module de signature électronique dans les outils de travail quotidiens (ERP, SIRH, CRM) afin d’automatiser les processus de générations, validation et signature des documents.
Les applications de signature électronique disposent par ailleurs d’un large panel de fonctionnalités permettant de répondre en sus aux besoins de toute entreprise, dont :
- workflows de validation des documents
- relances automatiques des signataires
- protocoles de consentement (texte à recopier, cases à cocher…)
- champs dynamiques permettant au signataire de compléter le document avant signature
De manière générale, la signature électronique aide déjà quotidiennement nombre d’entreprises à accélérer leur activité en automatisant certains processus administratifs. Aujourd’hui, couplée à nombre d’outils numériques facilement accessibles et immédiatement déployables elle peut permettre aux entreprises de poursuivre leur activité sans que leurs équipes aient forcément besoin de se déplacer.
