Mathilde Morin, Manager Business consultant chez Iron Mountain France
Incontestable levier de performance pour les entreprises, la digitalisation des processus métier est un incontournable de la transformation numérique. On constate depuis quelques temps une véritable révolution des habitudes métier. De la numérisation des documents à leur intégration digitale, la digitalisation des processus métier est en pleine expansion. Retour sur sa raison d’être et ses avantages.
L’origine de la digitalisation des processus métier
La digitalisation des processus métier des entreprises est pilotée par deux facteurs. D’une part par le collaborateur et d’autre part par le client. En effet, notre époque est déjà digitalisée : réseaux sociaux, maisons connectées, achats via smartphone… Malheureusement, un décalage subsiste encore pour les utilisateurs entre leur usage numérique dans leur vie privée, contre un mode de fonctionnement plus traditionnel dans leur vie professionnelle.
Les entreprises sont donc incitées à combler ce fossé en modernisant leur système afin de mieux répondre au mode de vie actuel. La digitalisation permet aux collaborateurs de se centrer sur leur cœur de métier afin de rester compétitifs sur le marché. Ils ont désormais accès à l’information plus rapidement pour prendre des décisions stratégiques.
De plus, le client est un moteur essentiel de la migration vers le digital. La transformation digitale permet d’être plus réactif et plus rapide pour répondre aux besoins client. La relation client pousse la transformation des entreprises.
La conduite du changement des utilisateurs : un indispensable pour une digitalisation réussie
La digitalisation passe nécessairement par la conduite du changement. Il est primordial de faire passer l’humain avant tout. La clef du succès est d’intégrer les équipes by design, c’est-à-dire en les intégrant dès le début de la réflexion de l’outil. Il est important d’accompagner le changement en encourageant l’adaptabilité des collaborateurs.
D’ailleurs, l’adaptabilité est l’un des piliers d’une digitalisation réussie. En effet, avec l’arrivée et le développement des nouvelles technologies de type Intelligence Artificielle ou de Machine Learning, un processus évolue sans cesse. Il n’est pas rare de proposer des nouvelles solutions et fonctionnalités tous les 6 mois. Pour accompagner ce changement, l’entreprise se dote de nouveaux talents à même de guider avec pédagogie la digitalisation : Chief Digital Officer, Community Manager, Chef de la transformation digitale…
Cette migration vers le digital est notamment poussée par la génération Y qui sollicite l’utilisation de bons outils et de bons process. Par ailleurs, cette digitalisation peut-être un moteur de la transformation digitale quand les entreprises mettent en place une Digital Workplace. Dans un monde d’open space, la digitalisation des processus métier est donc une opportunité pour le changement.
3 bonnes raisons d’initier une telle révolution
La transformation digitale est au cœur de l’entreprise
pour gagner en :
Productivité
Temps
Argent
L’exemple de la salle courrier, qui intègre les flux entrants, sortants et circulants d’une entreprise, permet d’illustrer les réductions de coûts engendrées par la digitalisation des processus métier. En effet, en tant que service transverse, tous les flux de l’entreprise y transitent, c’est donc un point stratégique dans la transformation digitale. Néanmoins, la révolution digitale ne peut pas avoir l’ampleur d’un big bang. Il est conseillé de commencer par la digitalisation d’un flux ; par exemple celui des factures fournisseurs ou des RH.
Ainsi, la digitalisation impose une migration vers un flux électronique. La facture est ainsi reçue au format PDF avant d’être traitée de manière électronique. Ce nouveau système permet d’éviter les erreurs de saisie ainsi que les retards de paiement. Cette solution représente donc un gain à la fois pour l’organisation, le collaborateur et le client.
Par ailleurs, l’externalisation de la partie éditique des flux sortants amène une réduction des coûts financiers ainsi qu’un gain écologique. On constate alors une réorganisation des effectifs salariaux, une diminution de la production de papier et une diminution des frais de transport.
Le monde de la finance en avance
L’impact de la digitalisation des processus métier est flagrant notamment dans le domaine bancaire ou assurantiel. Avant, pour souscrire une assurance, le client devait se rendre dans une agence. Autrement dit, il était nécessaire de réserver un jour de sa semaine pour aller en physique signer les documents. Or désormais la digitalisation des processus métier permet de souscrire en ligne une assurance et de la signer électroniquement. Ce gain de temps répond aux nouveaux critères exigés par les clients.
Pour une entreprise, pouvoir proposer de tels services augmente considérablement sa compétitivité. Cela permet d’afficher l’image d’une marque jeune et réactive, dans son temps et efficace. Aujourd’hui on compte 91% des entreprises engagées dans des projets de transformation digitale. Pour une entreprise sur deux, il s’agit d’une opportunité de croissance.
En conclusion
La digitalisation représente plus qu’un gain économique pour une entreprise, il s’agit bien d’optimiser et de travailler la compétitivité. En d’autres termes, la digitalisation permet la simplification des processus tout en représentant une opportunité de croissance pérenne.
