Pouvoir travailler à tout moment, selon l’activité, quel que soit l’endroit, afin de rester actifs et efficaces. La promesse du digital workplace consiste en un unique espace de travail dans lequel l’utilisateur peut effectuer l’ensemble de ses tâches, communiquer et retrouver toutes les informations qui lui sont nécessaires.
Qu’est-ce que le digital workplace ? Pour 74 % des entreprises interrogées par Opinionway pour Mitel et Business Orange Services dans une étude dédiée à la question, c’est une application de communication unique (messagerie instantanée, vidéo, partage de documents, etc.) avec un accès centralisé à toutes les applications métier. Et pour 75 %, c’est un bureau mobile (environnement de travail mobile, tablette, smartphone, etc.) et un monde d’apps. Il apparait qu’il n’y a pas une seule et même définition du digital workplace pour l’ensemble des entreprises interrogées, mais de multiples facettes à considérer selon les besoins et attentes internes.
Etude Opinionway pour Mitel et Business Orange Services
Travailler partout, quel que soit l’endroit où l’on se trouve, à son bureau, ou chez celui d’un client, dans un espace de travail partagé, dans un multispace ou flex office, chez soi, ou en déplacement, et cela dans de bonnes conditions, et selon l’activité du moment : le digital workplace va de pair avec les nouveaux modes de travail. Ce sont les technologies numériques, dont le Cloud, et matérielles qui les rendent possibles, qui les suscitent et les font évoluer tout à la fois.
Un espace de travail numérique unique
« Le digital workplace est un espace de travail numérique unique où chaque salarié doit pouvoir se connecter depuis n’importe quel appareil, n’importe où dans le monde et à tout moment, pour partager des informations de tous formats (documents, liens, textes…), et travailler avec différentes équipes, explique Michel Vongnarath, directeur marketing de Share.Place, startup dont l’activité est répartie entre les Etats-Unis et l’Europe avec des bureaux à New York et à Paris. La notion d’équipe elle-même a changé ces dernières années : elle doit être agile, pouvoir accueillir des collaborateurs qu’ils soient internes et externes (clients, partenaires, fournisseurs, prestataires…). L’équipe doit pouvoir facilement évoluer au fil du temps pour atteindre l’objectif fixé ; le digital workplace doit impérativement autoriser cette agilité ».
Les deux grands piliers de cet digital workplace sont les communications unifiées (texte, voix et image) et la collaboration, gages de productivité. Il s’agit bien de gagner en efficacité et en temps, de faciliter le partage d’information en décloisonnant les métiers, de permettre le télétravail et une meilleure collaboration entre équipes dispersées, de disposer d’outils plus modernes comme le pensent très majoritairement les entreprises de l’étude Opinionway.
Les solutions proposées aujourd’hui ont pour but de plus en plus de rassembler, d’intégrer, de connecter ou d’unifier des systèmes distincts pour permettre aux collaborateurs de suivre d’un bout à l’autre toutes leurs tâches et projets en cours. Des “plateformes” qui facilitent le travail, alors que les collaborateurs perdent près de 2 heures par jour à rechercher, commenter et partager des documents selon une étude McKinsey, et passent leur temps à passer d’une application à l’autre.
Eviter de passer d’un environnement à un autre
« De toute évidence, les travailleurs du savoir d’aujourd’hui sont accablés de notifications inutiles qui les empêchent de se concentrer sur leur travail, » explique Chris Marsh, directeur de recherche chez 451 Research. « Les recherches menées par 451 Research montrent que seul un tiers des employés se déclare très satisfait des applications déployées au travail. Pour eux, c’est surtout l’accumulation des applications à utiliser qui pose problème ». Dans une étude de LogMeIn et Ovum menée en juin dernier auprès de 2 100 responsables de services IT aux États-Unis, au Royaume-Uni, en Irlande, en France, en Allemagne, en Australie et au Brésil, un quart des répondants affirme avoir entre 4 et 6 solutions de collaboration différentes ou provenant de divers fournisseurs. 55 % des répondants estiment que la gestion des contrats et des fournisseurs est la plus grosse contrainte. Suivi du fait, pour la moitié des interrogés, que cela entraverait l’agilité de leur entreprise.
L’argument des éditeurs de plateformes dédiées est souvent de mettre en avant cette capacité d’intégration des outils. Par exemple, Jalios, éditeur de solution de communication et de collaboration, met en exergue que sa JPlatform, outre son fonctionnement avec des solutions tierces telles que celles de Google et de l’Open Source, est finement intégrée aux composants d’Office 365 : suite bureautique Office, messagerie électronique Exchange / Outlook, messagerie instantanée Skype For Business, gestion documentaire Sharepoint, calendrier Outlook/ Exchange, Yammer, Teams, Sharepoint, OneDrive, OneNote. « Dans la continuité de nos choix de positionnement précédents, notre solution devient une plateforme permettant de bâtir une Digital Workplace pour Office 365 », indiquait cet été à Solutions Numériques Jasmine Derons, directrice marketing et communication de Jalios.
L’automatisation, et l’IA, la facilité d’utilisation des outils font des solutions d’aujourd’hui des “smart workspace”, des espaces de travail numériques intelligents, où tout est relié et simplifié. Dropbox par exemple se revendique comme tel, avec sa solution Dropbox Spaces, lancée à l’automne, et qui inclut de nouvelles fonctionnalités développées à l’aide de l’initiative DBXi, la plateforme d’intelligence artificielle de Dropbox. « Nous avons développé cet espace de travail intelligent, car nous avons besoin d’une technologie qui réduit les distractions au lieu d’en créer », expliquait Drew Houston, CEO de Dropbox, lors du lancement de l’appli. « Cela se traduit dans un premier temps par le lancement de Dropbox Spaces, qui réunit vos contenus et vos outils les plus importants au même endroit pour vous aider à rester organisé, concentré et en phase avec votre équipe. »
Les acteurs des communications unifiées – Lire notre dossier Communiquer et collaborer… – ne sont pas en reste, mêlant eux aussi communications et collaboration au travers de nouvelles offres. Nvoice for Microsoft Teams, de NFON AG, fournisseur paneuropéen de Cloud PBX, combine ainsi deux plateformes en une seule offre : Microsoft Office 365 avec Microsoft Teams et Cloudya, le système téléphonique dans le Cloud.
La GED, concernée aussi, nouvelle colonne vertébrale
Pour le classement et le partage de données et d’informations, la gestion électronique de documents n’a jamais cessé d’évoluer. Elle se fond désormais dans l’environnement de travail numérique en formant une colonne vertébrale autour de laquelle s’articulent des outils collaboratifs et de nouvelles ressources. Lire notre dossier La GED au cœur du collaboratif .
« Des entreprises de toutes tailles basculent d’un travail analogique et compartimenté vers un travail collaboratif et connecté. En retour, elles doivent mesurer l’impact sur les personnes, les processus et les technologies, explique de son côté Wayne Kurtzman, directeur de recherche chez IDC. La mise en place d’une plateforme capable d’intégrer vos principaux outils technologiques, de favoriser la collaboration et de générer des rapports utiles, tout en étant votre unique source d’informations, de la planification jusqu’à l’exécution, est encore assez rare et pourtant nécessaire. » Mais pour fonctionner, le digital workplace doit s’adapter aux besoins propres des entreprises. « Les outils et les contraintes diffèrent selon chaque secteur professionnel, le digital workplace doit, pour y répondre, s’adapter aux besoins des organisations et ne pas s’imposer », indique Jalios qui menait pour la troisième année sa journée Digital Workplace Summit le 12 novembre dernier.
La DSI se révèle être, si l’on en croit l’enquête d’Opinionway, le moteur principal du déploiement du digital workplace (97 %), en tête devant la direction générale (95 %) et les collaborateurs (84 %).
La DSI, moteur et garant de ce digital workplace
Etonnamment, la RH est davantage perçue comme un acteur de second plan (70 %) doté d’un rôle consultatif et d’ambassadeur du projet. Pour les DSI, les bénéfices sont l’amélioration du partage, la facilitation des process et l’autonomie plus grande des collaborateurs. Les DSI ont effectivement aussi tout à y gagner dans leur tâche qui s’en trouve facilitée. Mais pour que le digital workplace soit couronné de succès, éviter la résistance au changement et susciter l’engagement des équipes, il leur apparaît nécessaire de former les collaborateurs, via le partage des meilleures pratiques ou le coaching.
Avec l’évolution des usages professionnels, les DSI sont par ailleurs confrontés à une maintenance de plusieurs types d’outils, dont les PC portables et les mobiles, et doivent fournir des services IT rapidement et simplement. Les DSI doivent aussi sécuriser chaque accès aux données et aux ressources partagées, quel que soit l’espace de travail retenu. Sécuriser un poste de travail et des applications d’entreprise alors que le collaborateur ne travaille plus dans les murs de l’entreprise, que les applications elles-mêmes peuvent être hébergées dans un Cloud public représente un énorme challenge. Lire à ce sujet Le digital workplace bouscule la cybersécurité traditionnelle.
Selon l’étude LogMeIn/Ovum, 70 % des répondants français envisagent une augmentation de leurs investissements au cours de l’année à venir en matière de solutions de communications et de collaboration unifiées. Il s’agit de trouver celle qui va répondre aux besoins d’équipes qui se diversifient toujours plus, notamment avec l’arrivée des Digital Natives sur le marché du travail. Presque l’intégralité des directions informatiques (96 %) ont bien conscience que cette nouvelle génération de salariés a d’autres attentes et des besoins différents par rapport aux précédentes générations et près de la moitié des DSI français interrogés (47%) souhaitent développer leur offre de logiciels collaboratifs pour répondre à leurs demandes. Au final, 8 DSI français sur 10 considèrent que les outils de communications et de collaboration sont essentiels au succès global de leur entreprise.
