Communiquer et collaborer à l’heure de la mobilité

Quelles solutions pour communiquer et collaborer à l’heure de la mobilité interne et externe, du télétravail et des réunions à distance. Téléphonie, visio, intranet nouvelle génération… sont au service du digital workplace.

 

Comment optimiser concrètement les interactions entre les membres d’une équipe réunis au sein d’un même espace de collaboration ? C’est la question que s’est posée Tixeo, alors que l’usage de la visioconférence n’est pas toujours simple pour les grandes équipes qui gèrent des projets complexes. En réponse, l’éditeur français propose depuis début novembre un espace de vidéo-collaboration dans lequel les participants apparaissent sous forme de bulles-vidéo. Ces bulles peuvent s’assembler, générant des groupes de discussion indépendants au sein d’une même réunion. Chaque collaborateur peut donc créer ou rejoindre un groupe en sélectionnant les participants avec lesquels il souhaite discuter. Un simple clic permet de sortir ou de faire sortir un participant d’un groupe. Une couleur différente est attribuée à chaque groupe, facilitant ainsi leur identification. Pour un groupe de projet ou pour la gestion d’une équipe en télétravail, TixeoFusion, le nom de cette nouvelle fonctionnalité de collaboration, remplace au quotidien le traditionnel open-space, assure l’éditeur.

La vidéo, c’est ce que Mathilde Salvi, Product Sales Specialist Video chez Cisco, met en avant, y décelant une tendance forte : « La vidéo devient le centre des usages des entreprises ». Elle y associe aussi l’intelligence artificielle. « L’IA complète l’expérience de travail, même si les utilisateurs ne sont pas proactifs, ils sont toujours très intéressés. » La responsable donne en exemple la solution de Cisco dont « le terminal peut proactivement proposer à un utilisateur entrant dans une salle de réunion de rejoindre le meeting ».

Un unique espace de travail

Au-delà de la visioconférence, les outils de collaboration et de communication d’aujourd’hui cherchent à servir les collaborateurs mieux qu’hier, à l’heure du digital workplace, en leur promettant un unique espace de travail dans lequel ils peuvent effectuer l’ensemble de leurs tâches, communiquer et retrouver toutes les informations mais aussi applications qui leur sont nécessaires où qu’ils se trouvent. La nouvelle plateforme collaborative de Jamespot, MonoK, regroupe ainsi aujourd’hui plus de 85 applications natives ou développées par des partenaires permettant de s’adapter au contexte métier des organisations. Elle sert à la fois de hub pour le digital workplace des entreprises, avec des connexions à Office 365, à GSuite, Salesforce, ServiceNow, SAP, Cegid,Talentsoft, etc., et de socle applicatif solide pour leur Réseau Social d’Entreprise et leur Intranet. Elle prend en compte le temps réel et la mobilité. Au passage, l’éditeur a doté sa plateforme d’un nouveau design.
De même, l’éditeur de solution de communication et collaboration Jalios a fait de sa plateforme un “digital workplace” pour Office 365, parfaitement intégré et l’enrichissant. Au-delà, la plateforme Jalios se veut plus qu’une surcouche d’Office 365 avec la mise à disposition de fonctionnalités supplémentaires : module de Digital Learning gérant la collecte et la diffusion des connaissances, et notamment celles qui concernent les outils informatiques et les processus utilisés, tableaux de bord, pages d’accueil personnalisés pour les collaborateurs, etc.

La multiplication des outils a rendu le travail en équipe extrêmement complexe, l’information étant dispersée et diluée. « Avec Share.Place, plus besoin de jongler entre e-mails, espace de stockage et messageries instantanées. Share.Place propose une solution unique pour retrouver la simplicité et le plaisir du travail en équipe. Share.Place rassemble les documents, les équipes et les discussions dans un environnement de travail moderne et sécurisé », explique Michel Vongnarath, directeur marketing Share.Place présentant sa solution du même nom qui réunit les fonctionnalités de stockage, de partage, de collaboration et de gestion de projet. La solution « apporte une approche totalement nouvelle du travail en équipe permettant une efficacité extraordinaire dans les échanges quotidiens. L’utilisation d’une unique plateforme permet de baisser drastiquement les coûts pour l’entreprise, tout en augmentant la productivité et le bien-être des équipes », ajoute-t-il. L’application a été pensée pour pouvoir organiser les discussions, suivre plusieurs discussions en parallèle et retrouver l’information ou un document avec son contexte de manière instantanée. La version mobile permet de profiter des mêmes bénéfices de simplicité en gardant dans sa poche tous ses documents de travail et les échanges collaboratifs. La startup commercialise sa solution depuis décembre 2018 et revendique déjà 1 500 utilisateurs actifs dans 20 entreprises clientes, dont Air France, Cedrus Partners (lire l’encadré à ce sujet), Université Dauphine, VO2 Group. Au programme des améliorations à venir : l’intégration de la Blockchain pour la traçabilité et la certification des échanges, celle de Docusign et une vue Kanban pour la gestion de projet. Michel Vongnarath voit ses principaux concurrents dans les outils de messagerie d’entreprise comme Slack ou Microsoft Teams. « Mais plutôt que de s’y opposer, la philosophie de Share.Place est d’intégrer ces outils dans une interface ultra intuitive », précise le responsable.

Slack et Teams mieux intégrés

Slack, concurrent justement, intensifie depuis novembre son programme pour ses partenaires de services, alors que le travail se complexifie dans un environnement où tout évolue rapidement, où les attentes des clients changent en permanence et où la pression concurrentielle fait rage. « Alors que le marché continue de s’adapter aux nouvelles méthodes de travail, les clients sont de plus en plus nombreux à nous demander de l’aide pour mener la transformation de leur entreprise grâce à Slack », explique Richard Hasslacher, responsable des chaînes et des alliances internationales chez Slack. « Nous élargissons notre champ de vision pour développer des partenariats avec une nouvelle vague d’entreprises capables d’étendre et de compléter nos services sur tous les secteurs. » Concrètement, ses partenaires sont chargés d’apporter leurs services de conseil afin d’encourager les initiatives de transformation à l’échelle de l’entreprise avec Slack : « Intégration d’autres applications, conception d’intégrations internes ou encore assistance à l’implémentation de nouvelles méthodes de travail pour les chefs de départements ».

L’intégration avec d’autres applications, de bureautique et métiers, la fluidité des échanges et des partages entre collaborateurs font partie des nouveaux paradigmes du digital workplace. Microsoft Teams se voit ainsi depuis peu, paré de nouveautés qui vont dans ce sens : des chaînes privées, des discussions en mode multifenêtres, des réunions et des appels, des chaînes épinglées et l’intégration de tâches avec To Do et Planner. « Nous améliorons les capacités de collaboration entre Outlook et Teams », indique Jared Spataro, Corporate Vice President de Microsoft 365, « facilitant ainsi l’envoi d’un fil de discussion par courrier électronique à une chaine Teams pour une discussion plus approfondie ». Autres nouveautés, l’intégration de Yammer à Teams et divers outils dédiés aux travailleurs de la santé : planification de consultations virtuelles B2C, connexion SMS et déconnexion globale pour Teams à partir d’appareils mobiles.

Cloud et fin du téléphone fixe

« La tendance pour les années à venir est de basculer la téléphonie dans le Cloud, peut-être même de supprimer le téléphone fixe », analyse Laurent Silvestri, président du CDRT (Club des Dirigeants Réseaux et Télécoms) et dirigeant d’OpenIP, opérateur de Cloud Communications, spécialiste des solutions de voix sur IP et communications unifiées. « Il faut répondre aux usages des nouvelles générations. Le smartphone est le centre de leurs moyens de communication : réseaux sociaux, Whatsapp, audio, la conversation vidéo… Et cela fait partie des attentes au quotidien en entreprise avec une collaboration en temps réel, alors que la génération Y représentera 75 % de la population active en 2025. » Pour y répondre, début octobre, OpenIP a lancé Meeting, qui étoffe son offre de communications unifiées MetaCentrex, une solution de visioconférence jusqu’à 4 personnes. L’utilisateur peut déclencher une réunion à partir de son smartphone, de son ordinateur ou de sa tablette quel que soit l’endroit où il se trouve. L’atout majeur de la solution est de faciliter l’organisation de réunions “à la volée” en fonction des nécessités. Chaque utilisateur est autonome, il lui suffit de cliquer sur le bouton vidéo pour inviter des contacts internes ou externes, et les fonctions avancées font le reste. Meeting est également disponible sous la forme “Conferencing” pour l’équipement des salles de réunion, permettant de rassembler jusqu’à 100 personnes dans une même salle virtuelle. Il suffit de disposer d’une caméra, d’un système audio et d’installer Meeting sur un ordinateur. Comme les participants des réunions ne sont pas forcément internes à l’entreprise, on peut inviter un utilisateur tiers en lui envoyant un simple mail. Le participant pourra rejoindre la réunion avec un navigateur d’un clic sur le lien d’invitation. Et en cas d’absence d’accès à Internet ou si on ne dispose ni d’un PC, d’une tablette ou d’un smartphone, on peut tout de même rejoindre la réunion par téléphone. Le numéro appelé pour rejoindre la réunion est un numéro national non surtaxé. L’accueil audio du pont de conférence est disponible en français et en anglais.

« Alors que 51 % des entreprises ne sont pas équipées d’un digital workplace, selon l’étude OpinionWay menée pour Mitel, notre enjeu est le suivant : comment nous, éditeur, champion des communications unifiées, champion du digital workplace, peut-on les accompagner et leur apporter notre savoir-faire », commente Christophe Chamy, directeur général de Mitel France, spécialisé dans les communications unifiées et se revendiquant numéro 2 sur le marché français (on-site et Cloud privé), avec près de 25 % de parts de marché.

Les notions de communication-collaboration unique et de bureau mobile ont une place forte dans la définition du digital workplace, auxquelles Mitel répond par ses offres – dans le domaine de la mobilité, Mitel a « une forte empreinte sur le secteur de la grande distribution », souligne le dirigeant. Arrivé il y a un an à la tête de la filiale française, Christophe Chamy a établi un nouveau programme partenaires pour se rapprocher d’eux, les accompagner, travailler sur des vecteurs de développement… « On tire vers le haut nos partenaires, avec des critères fondés sur la loyauté, la fidélité et le savoir-faire. » Parallèlement, il a également rationalisé l’approche commerciale, en verticalisant l’organisation grands comptes : grande distribution, hôtellerie, santé, services, industrie… Des postes de business development ont aussi été créés autour des enjeux de Mitel : le Cloud et le centre de contacts, plus globalement la relation client. Suite au partenariat avec Google Cloud dans le domaine de l’IA annoncé l’an passé, Mitel a ainsi lancé un agent virtuel basé sur Google AI dans ses solutions de centres de contacts. Cette solution a pour objectif d’aider les entreprises à repenser et transformer leur parcours client par le biais d’interactions mieux pensées, davantage personnalisées et plus fluides.

Des capacités de traitement du langage

À l’aide des capacités de traitement automatique du langage naturel, cette solution permet d’offrir une assistance en libre-service, 24 heures sur 24. Elle élimine les frustrations associées à certains systèmes traditionnels de libre-service dans lesquels les clients doivent naviguer à travers des menus complexes. Parmi les dernières nouveautés de Mitel côté Cloud, citons aussi CloudLink, la plateforme de services Web que l’éditeur utilise pour proposer sa nouvelle génération d’applications, comme MiVoice Office Mobile Application. La plateforme prend en charge des micro-services qui donnent accès à des fonctions de collaboration avancées. Via Mitel CloudLink, les entreprises peuvent exploiter les atouts de leur système de communication existant tout en développant et en ajoutant de nouvelles applications/ fonctionnalités de collaboration à partir du Cloud.

Au-delà des géants des communications unifiées, de nouveaux entrants font leur apparition, prenant en compte dès la conception de leurs solutions les nouveaux modes d’organisation du travail : le coworking, le télétravail, le multi space et le flex office. C’est le cas du jeune Français Digimium, contraction de “digital” et de “premium”. « “Digital” car on a senti que la révolution digitale allait avoir lieu dans les télécoms et outils de collaboration et “premium”, car nous sommes proches de nos clients et impliqués pour que les entreprises réussissent leur bascule vers le digital », explique Olivier Mouilleseaux, cofondateur de Digimium.

Editeur et intégrateur de solutions M2M et MDM, Digimium est un acteur du Cloud Computing sur le marché des solutions de la communication unifiée et collaborative. La technologie de la communication unifiée et collaborative a été poussée à son maximum, intégrant l’IA, notamment dans Digihub, une solution de téléphonie d’entreprise 100 % Cloud, représentant un bureau mobile. Il permet de gérer ses appels, téléphoner, communiquer et collaborer à partir de son poste de téléphone IP, de son Mac ou PC, poste fixe ou portable, de sa tablette et de son smartphone. Il offre un standard téléphonique incluant plus de 150 fonctions, un annuaire de contacts, la gestion de présence et disponibilité, des messageries d’appels, l’appel, le tchat, la visioconférence, le partage de fichiers, le partage d’écrans et un hub. Ce hub regroupe un grand nombre d’applications de communication et de productivités Cloud clés. On y trouve : Google (Drive, Tasks, Calendar et Gmail) ; Microsoft 365 (Onedrive, 365calendar, 365mail, 365 tasks), Outlook (Calendar, Mail), Box, Saleforces et Twitter. Enfin, la fonctionnalité marquante de la solution est l’affichage instantané de tout l’historique d’une relation ou d’une collaboration en un clic et le partage de leurs applications. En effet, lorsque l’on communique avec quelqu’un, s’affichent automatiquement ses informations professionnelles, les mails et les documents échangés avec lui, ses tweets, ou encore son agenda, capable de se charger de trouver une date de rendez-vous commune.

Tous les canaux de communication combinés

L’Allemand Starface, qui souhaite s’implanter durablement sur le marché français, propose de son côté une solution de communication collaborative combinant tous les canaux de communication. Ce système de téléphonie professionnelle intègre de nombreuses fonctionnalités : téléphonie, états de présence, partage de documents, vidéo, domotique, contrôle à distance… Ce centre de communication commercialisé sous trois types de plateformes (Cloud, VM édition et on premise) répond aux exigences des entreprises de 3 à 3 000 utilisateurs.

NFON AG, qui s’est lancé en juin dernier en France, se définit comme le seul fournisseur pan-européen de PBX dans le Cloud, avec des services dans 15 pays. « La France est un pays disposant d’une forte appétence pour le Cloud et offre de nombreuses possibilités de croissance, » selon Laurent Lhermitte, Managing Director de NFON France. Parmi ses dernières solutions, NCTI Pro offre l’extension des fonctionnalités de communications unifiées telles que la vidéo, le chat et le partage d’écran et permet également la communication mobile via des applications natives iOS & Android en déplacement ou depuis le bureau, ou à domicile. La solution NVOICE pour Microsoft Teams combine deux plateformes de communication en une seule offre : Microsoft Office 365 avec Microsoft Teams et Cloudya, le système téléphonique dans le Cloud de NFON AG.