Depuis qu’André Vincent a fondé son cabinet d’expertise comptable en 1988, il a toujours cherché à répondre à une question qu’il juge fondamentale : comment trouver le moyen de simplifier les processus de son entreprise et ceux de ses clients ?
« Tout seul on va plus vite, ensemble on va plus loin », telle est la vision d’André Vincent. « Pour un cabinet d’expertise comptable, coconstruire avec un éditeur sa solution digitale de gestion de documents permet de répondre à de nombreux objectifs internes et attentes clients. C’est ce que m’offre Everial avec sa GED Enoxa », explique-t-il. En 2000, il prend la décision de numériser totalement ses processus documentaires et adopte la gestion électronique de documents avec la mise en place du scellement cachet serveur jedéclare.com. Après plusieurs déconvenues, en particulier lorsque les logiciels ne parviennent pas à faire le lien avec l’ensemble de ses outils de production métier, le cabinet lyonnais fait appel à Everial en 2014. L’objectif est de sécuriser 750 000 documents, simplifier le quotidien de ses 16 collaborateurs et offrir une plateforme collaborative à ses 300 clients, le tout avec une GED capable de s’incorporer dans l’organisation numérique du cabinet.
L’accompagnement d’Everial à la conduite du changement s’est classiquement effectué en plusieurs étapes. « Notre arborescence initiale ne correspondait plus à la vision et aux besoins de nos collaborateurs ni à celle de nos clients », souligne André Vincent. Repenser la méthode de catégorisation des documents a été un premier palier qui a permis de répondre aux attentes en termes d’accès aux documents scellés, de sécurité, de partage des flux, de rapidité, de transparence et de mise en conformité RGPD.
Une GED connectée pour mieux coopérer
Mais le plus gros changement aux yeux d’André Vincent est d’exploiter une application capable de s’intégrer dans l’écosystème numérique du cabinet et connectée jusqu’au mobile de ses clients. « J’ai mis beaucoup de temps à trouver une GED capable de communiquer avec nos autres outils et en particulier ceux de production comptable et social. Pouvoir associer des solutions avec des usages complémentaires augmente la performance et le service rendu à mes collaborateurs et à nos clients. Choisir nos solutions pour leur spécialité, c’est aussi une forme de prise d’indépendance face aux solutions leader du marché comptable, ces dernières étant très fermées et n’intégrant pas certaines fonctionnalités que je juge indispensable ».
Mais de simples outils ne suffisent pas, estime le dirigeant : « il faut une volonté managériale mais surtout une équipe projet pour réussir une telle transition. Le travail collaboratif entre nos équipes et Everial nous a permis d’affirmer notre image de marque numérique vis-à-vis de nos clients, et notre marque employeur pour attirer de nouveaux talents séduits par un environnement de travail digital moderne ». Grâce à la réussite du projet, le cabinet a pu diversifier ses activités avec des chefs de projet en charge de la transformation numérique de ses clients. Et de nouvelles perspectives de développement de sa plateforme se profilent : ouvrir l’accès à d’autres partenaires externes (commissaires aux comptes, notaires, avocats, etc.), réaliser l’archivage électronique à valeur probatoire et proposer l’intégration avec des coffres forts numériques salariés dans le cadre de ses missions RH.
