Fondé en 1948 en Italie, le spécialiste de l’électroménager Smeg est un groupe international présent sur les cinq continents avec 18 filiales dans le monde. La société est dirigée par la troisième génération de la famille de son fondateur. En France, elle mise sur une solution de GED, de workflow et d’archivage, ouverte vers l’extérieur.
La filiale française, troisième en termes de chiffre d’affaires (48 M€ en 2018), emploie 75 personnes. Afin d’accompagner sa croissance, de gagner en efficacité dans la gestion de la relation client, mais aussi pour fluidifier la collaboration interne, elle a mis en œuvre un ambitieux projet de dématérialisation. « Nous procédons pas à pas, explique Christophe Galdérique, responsable informatique de Smeg France. Nous avons commencé par privilégier nos clients. Toutes nos factures et avoirs sont maintenant stockés dans le portail de relation client que nous avons déployé. 30 % de nos clients y sont déjà connectés : ils reçoivent une notification quand une nouvelle facture est disponible. L’objectif est d’arriver à 80 %, les autres étant déjà en EDI. »
Des gains concrets
La société édite chaque jour environ 200 factures de 2 à 3 pages et cette dématérialisation de toute la chaîne d’envoi des factures client a permis de supprimer « 50 % de ces impressions au sein de Smeg France. Nous stockons déjà plus de 100 000 documents – factures et avoirs – dématérialisés. » Le responsable cite d’autres bénéfices : les économies de papier, d’encre, d’affranchissement et de mise sous pli, ainsi que l’élimination des pertes de documents et postales. La solution a permis également de professionnaliser certains des processus. « Grâce à la mise en place d’alertes et de relances automatiques, par exemple, nous ne passerons plus à côté de certaines informations importantes. »
Au-delà des gains constatés en interne, « cela a également permis d’améliorer notre image de marque. En effet, nos clients nous remercient régulièrement pour la création de ces espaces cloud sécurisés, dans lesquels ils retrouvent toutes leurs factures. Cela leur simplifie beaucoup la vie en comparaison des diverses solutions proposées par leurs autres fournisseurs. »
Un logiciel pour tout digitaliser
Si l’activité de Smeg France et le nombre de salariés augmentent, les processus papier et la charge de gestion aussi. « Pour éviter de saturer les espaces de stockage, d’effectuer de multiples ressaisies, de perdre du temps à retrouver un document, etc. nous désirions un logiciel qui nous permette de tout digitaliser. » Le but, au-delà de la suppression de 100 % du papier à terme, était aussi d’alléger la charge des services ADV, d’éviter à l’accueil téléphonique de nombreux appels en rendant les clients plus autonomes, précise Christophe Galdérique.
La solution de l’éditeur de solutions logicielles de gestion de l’information Open Bee mise en place répondait à tous les critères de l’entreprise : pouvoir choisir entre Cloud et on-premise, être hébergé sur le territoire français chez Orange, « un gage de sécurité ». Christophe Galdérique met aussi en avant un paramétrage et une utilisation simples ainsi que la compatibilité de la solution avec SAP, leur ERP géré en Italie, qui ont permis d’intégrer les processus d’édition de facturation. « Enfin, l’aspect évolutif de la solution a fini de nous convaincre : nous avons la possibilité d’activer de très nombreuses fonctionnalités qui permettront dans les années à venir de quadriller les besoins de tous les services. »
La société ne vas pas s’arrêter là. « Nous sommes en plein paramétrage des workflows de relance client, de validation comptable et d’édition des factures fournisseurs. La dématérialisation des processus est une des fonctionnalités très puissantes d’Open Bee. Nous avons également pour projet de construire une vraie stratégie de GED grâce au logiciel, afin qu’il devienne la référence au sein de notre entreprise. »
Les filiales allemandes et Benelux s’intéressent aussi de près à la solution.
