L’Association Départementale des Parents et Amis de Personnes Handicapées Mentales (Adapei) des Pyrénées-Atlantiques a fait le choix de la solution WaveSoft via l’intégrateur Seriel pour faire évoluer son outil informatique de gestion commerciale et production.
L’Association Départementale des Parents et Amis de Personnes Handicapées Mentales (Adapei) des Pyrénées-Atlantiques fonde depuis 1962 son action autour d’un objectif majeur : accompagner les personnes en situation de handicap dans leur parcours de vie.
L’association dispose à ce jour de 41 établissements et services couvrant toutes les tranches d’âge et tous les degrés de handicap. Dans ces 41 établissements, 7 ESAT (établissement et service d’aide par le travail) ont pour objectif l’insertion sociale et professionnelle des adultes handicapés. Ces ESAT proposent une gamme d’activités adaptées dans les secteurs du monde industriel, agricole et du service. Le travail et les différents ateliers visent à l’épanouissement et à la progression professionnelle de chacun des employés.
Un vaste chantier de rationalisation et d’optimisation des processus
Courant 2017, les évolutions réglementaires en matière de gestion ont incité l’équipe dirigeante, accompagnée par sa directrice informatique Mme Arandia, à réévaluer l’outil informatique de gestion commerciale et de production dans une démarche de mutualisation et d’harmonisation des processus. La contrainte était importante : trouver un outil qui allie la mission première des ESAT qui est l’autonomie et l’épanouissement des personnes accompagnées par le travail, avec des contraintes de production et de service dans un environnement économique exigeant.
Un état des lieux fait ressortir que la solution installée de façon décentralisée depuis de nombreuses années, est utilisée de façon hétérogène dans les différents établissements et qu’elle ne pouvait évoluer pour répondre aux nouvelles contraintes de l’ADAPEI 64 sans une migration complète et onéreuse. « Nous avions besoin d’une solution modulaire, basée sur une architecture unique qui nous permette d’avoir une vision homogène, agile, centralisée. Autre point essentiel, la solution devait être facile à utiliser par nos professionnels mais aussi par les personnes en situation de handicap que nous accompagnons », explique Mme Arandia.
Cette étude a abouti en juillet 2017 vers le choix de l’ERP de WaveSoft proposé par SERIEL, entreprise qui accompagnait déjà l’Association dans la maintenance réseau.
Pour asseoir un choix définitif, Seriel réalise alors un POC comprenant les modules Gestion, Comptabilité, CRM, Décisionnel pour permettre à l’association d’appréhender et tester la solution. Cela a également permis d’affiner le périmètre fonctionnel attendu. « Nous souhaitions une solution unique, transversale afin de travailler en cohérence et mener des actions communes », commente Mme Arandia.
Une solution centralisée
Avec une contrainte temps extrêmement serrée, Seriel dresse alors un état des lieux, rédige un cahier des charges après consultations des différents ESAT afin de préparer l’architecture fonctionnelle du logiciel.
La solution a pu être déployée au cours du premier trimestre 2018 avec encore à ce jour des ajustements fonctionnels. Le passage à WaveSoft a été complexe en raison de l’hétérogénéité et la multiplicité des données. Ainsi, la base clients, tout ESAT confondu, comptait plus 20 000 références et la base articles près de 5 000 qu’il a fallu centraliser et nettoyer.
Après plusieurs mois d’utilisation, les bénéfices sont nombreux. L’Association dispose désormais d’un logiciel commun à tous les établissements (ESAT). Ce qui a permis une harmonisation des process, une synergie entre ESAT et une meilleure communication entre les établissements et les services. Un projet pilote d’utilisation de la solution par des personnes accompagnées a pu voir le jour.
De nouveaux projets de développement sont d’ores et déjà en cours avec la mise en place de tableaux de bord pour faciliter le pilotage, le déploiement d’un module gestion de production pour les activités de menuiserie et de conserverie et la mise en place de TPV pour les activités de commerce.
