Jean-Luc Chabanne,
DSI de la Caisse d’Épargne Rhône-Alpes
La banque a profité du déménagement de son siège social pour dématérialiser l’ensemble de ses courriers et de ses archives papier. Elle a constaté une optimisation de ses processus, une baisse des coûts et un gain d’espace dans ses bureaux.
La Caisse d’Épargne Rhône-Alpes n’avait que 7 mois pour déménager et orchestrer la gestion des 6 000 plis postaux adressés chaque mois au siège de la banque, tout en réduisant de plus de moitié les 150 mètres linéaires d’archives papier de son ancien siège social.
Début 2016, la banque confie à Tessi le traitement du courrier dématérialisé, du tri des documents jusqu’à leur archivage numérique. L’amorce du projet a entrainé une réflexion sur la nature des courriers : lesquels sont urgents ? A valeur probatoire ? Doivent-ils être indexés de façon partielle ou intégrale ? Partagés en interne et en externe ? Quelles exceptions justifient de conserver des originaux papiers ? Le banquier a décortiqué la typologie des documents concernés. « Nous avons non seulement dématérialisé la quasi-totalité des courriers entrants, mais aussi transformé nos pratiques de travail », indique Jean-Luc Chabanne, DSI de la Caisse d’Épargne Rhône-Alpes. Pour le responsable, l’accompagnement des services les plus concernés par cette mutation a été essentiel dans la réussite du projet.
Garantir les délais d’acheminement
Le déménagement du siège social a aussi fourni à la direction le moyen de mettre en avant une politique volontariste de zéro papier. « La mutation numérique active un cercle vertueux, dans nos échanges entrants et sortants, réduisant massivement l’usage du papier », indique le DSI de la Caisse d’Épargne Rhône-Alpes. Dès 2016, la banque avait gagné 60 % de mètres linéaires. En 2017, la réduction des coûts avait atteint 75 %. « Nous avons installé deux, voire trois écrans par personne, afin de favoriser la consultation en parallèle des sources numériques. Le travail est plus ergonomique et plus fiable comparé aux sources papier. Autre avantage, le flux de courriers numérisés garantit les délais d’acheminement, notamment pour des services cruciaux tels que le recouvrement », précise le DSI. Le service du contentieux a totalement abandonné le papier pour une gestion électronique sur mesure des documents. Le service juridique a quant à lui basculé vers le numérique pour le traitement des contrats.
