Afin d’améliorer la veille et la gestion de sa base de données documentaire, le département juridique de la RATP a décidé de s’équiper d’un nouvel outil de GED.
« Le centre de documentation juridique met à disposition des différents pôles d’activité de la RATP plus de 9 000 ouvrages, notices, revues et articles. Pilier pour les services juridiques de l’entreprise, notre centre documentaire était jusqu’à aujourd’hui géré par un outil plutôt vieillissant. Il ne répondait donc plus à nos besoins en matière de gestion documentaire (portail documentaire, alimentation de la base de données, gestion des emprunts) », témoigne Jean-Christophe Hardel, responsable du centre de documentation juridique, accompagné d’Angélique Decruppe, documentaliste au sein de la RATP. « Nous diffusons également plusieurs newsletters quotidiennes issues de notre veille pour informer les collaborateurs de l’actualité de leur domaine d’activité. Pour l’alimenter, nous avons mis en place plusieurs fils RSS et consultons régulièrement un ensemble de sites… Jusqu’alors, la confection et le maquettage des différentes newsletters étaient chronophages car nous ne disposions pas d’outils adaptés »
Créer un portail documentaire moderne et attractif
Face à ce constat, Jean-Christophe Hardel s’est mis à la recherche d’un nouvel outil de gestion documentaire, pouvant couvrir plusieurs besoins : disposer d’un portail documentaire plus moderne, pérenniser le système de veille et capitaliser sur les informations collectées en historisant les recherches. « Pour trouver cette nouvelle solution, j’ai rencontré trois éditeurs. Nous ne souhaitions pas perturber nos utilisateurs, nous cherchions donc une solution nous permettant d’envoyer la veille par email comme nous le faisions habituellement. De plus, nous souhaitions un outil que l’on puisse faire évoluer nous-mêmes. » Le choix se porte alors sur la solution de Kentika (plateforme de gestion de contenus et des connaissances), qui permet de gérer les abonnements et les prêts d’ouvrages, de générer automatiquement des newsletters et d’alimenter la base de données à partir de ces veilles, ce qui n’était pas le cas avant.
Une gestion documentaire orientée utilisateurs
« Le gros point faible de notre ancien logiciel était l’ergonomie du portail documentaire. De fait, personne ne l’utilisait. Le nouveau portail est « plus attractif, personnalisable et intuitif », ajoute le responsable. « Notre défi est donc que les collaborateurs se l’approprient et prennent le réflexe de l’utiliser davantage. » « La gestion de notre veille, ainsi que la génération des newsletters est aussi grandement optimisée. En effet, les actualités sont regroupées dans le logiciel et sont automatiquement réparties dans les différents thèmes des veilles identifiées. Ainsi, les utilisateurs ne recevront qu’une newsletter correspondant à tous leurs centres d’intérêts, alors qu’ils pouvaient en recevoir plusieurs auparavant, suivant leurs préférences. C’est un véritable gain de temps et de confort pour tous. »
