Pour permettre aux RH et aux managers d’être plus efficaces, Elior Services a entrepris un vaste chantier de digitalisation. De la dématérialisation des bulletins de paie à l’impression directe des contrats de travail sur le terrain.
Elior Services regroupe trois grandes expertises : hôtellerie de santé dans les cliniques, hôpitaux et établissements spécialisés, propreté et hygiène pour le nettoyage des bureaux et locaux, et Facility Management pour des prestations d’accueil, d’entretien d’espaces verts et de gestion de courrier. Avec plus de 25 000 collaborateurs au sein d’Elior Services et 2 500 clients, le Centre de Services Partagés fait le lien entre les directions opérationnelles et les salariés sur le terrain afin d’optimiser les processus.
La dématérialisation des bulletins de paie
Pour permettre aux RH mais aussi aux managers d’être plus efficaces, Elior Services a entrepris un chantier de digitalisation d’ampleur. Le groupe travaille avec l’entreprise Newext RH, qui propose des services d’
Equiper les conducteurs de travaux de smartphones et d’imprimantes portables
Les quelque 200 conducteurs de travaux gèrent les équipes en poste chez 2 500 clients sur tout le territoire français. Ils ont en charge une région spécifique et « sont amenés à naviguer très régulièrement entre les différents sites pour effectuer des tâches parfois purement administratives. Dans le cas – très fréquent – de l’embauche d’un nouveau collaborateur, les procédures doivent aller très vite. Nous avons un outil de paie, de gestion des temps ainsi qu’un outil de ticketing pour recevoir et traiter les demandes des conducteurs de travaux, mais la gestion des dossiers salariés est toujours assez complexe. Nous avons alors souhaité dématérialiser au maximum ce processus. Nous avons équipé les conducteurs de travaux de smartphones professionnels et d’imprimantes portables. Ils peuvent ainsi scanner les documents du futur collaborateur (carte d’identité, RIB, …) et les stocker directement dans son dossier numérique. » L’application génère automatiquement le contrat de travail. Les conducteurs de travaux peuvent ensuite les imprimer directement sur le terrain et les renvoyer signés par scan en quelques clics. « C’est un gain de temps énorme et l’assurance d’un respect optimal des conformités réglementaires. »
Des gains de temps pour une meilleure qualité de service
Dans le cadre de ce projet, l’entreprise s’est rendue rapidement compte que l’usage des scanners pouvait aussi améliorer la relation client. « En effet, les conducteurs de travaux sont au contact permanent de leurs clients et doivent leurs fournir différents types de documents : contrats, plaquettes, plannings… Avant, ils devaient tout noter, rentrer au bureau, transférer les documents, le client devait ensuite les imprimer… Maintenant, avec l’imprimante mobile, tout cela peut-être édité et remis en direct. C’est un vrai gain pour la
qualité de service. »
L’entreprise travaille aussi en ce moment sur un projet de digitalisation des documents RH. « Nos solutions actuelles de GED ne sont pas très performantes : les temps d’archivage sont longs, les recherches peu pratiques, etc. Nous désirons donc nous équiper d’une brique digitale de GED dédiée aux RH », révèle le responsable, qui met en avant une procédure agile, une numérisation des processus les uns après les autres. « Selon moi, c’est le meilleur moyen pour que tout le monde gagne en efficacité, plutôt que d’engager d’énormes projets de transformation, qui prennent des années à être opérationnels et qui amènent de la rigidité dans les pratiques. »
