Avis d’expert – Factures électroniques : où en sommes-nous ?

Laurent Voyer, directeur du développement stratégique chez Agena3000, qui conçoit des solutions PIM, EDI, TPM et ERP, pense que la dématérialisation appliquée à la facture est une conduite moderne qui s’inscrit dans une logique globale de modernisation pouvant être partagée par les clients.

La majorité des entreprises françaises considèrent le digital comme essentiel pour leur développement, même si elles restent en retard par rapport à leurs confrères européens et sont trop nombreuses à ne pas avoir encore pris le virage de la transformation numérique.

En termes règlementaire, la loi 2000-23 du 13 mars 2000 reconnaît la valeur juridique d’un document écrit sous forme électronique comme une preuve. L’article 22 de la directive 2010/45/UE précise que 3 procédés sont acceptés pour la disparition progressive de la facture papier (piste d’audit fiable, fichier signé et EDI).

Tous les pays européens sont soumis aux règles définies par la directive 2014/55/UE concernant les relations commerciales avec le secteur public, et la France a fixé 4 dates butoirs : au 1^er janvier 2017 pour les grandes entreprises, au 1^er janvier 2018 pour les entreprises de tailles intermédiaires, au 1^er janvier 2019 pour les petites et moyennes entreprises et enfin au 1^er janvier 2020 pour les microentreprises.

En France, les relations avec le secteur public, c’est 100 millions de factures échangées, à mettre en regard avec les plus de 2 milliards avec le secteur privé. “La réussite de la facturation électronique dans le secteur public va entraîner celle dans le secteur privé : une expansion nécessaire, la part de factures électronique ne dépasserait pas 15% en 2017” affirme Régine Diyani dans Les Échos. [1]                    

Alors pourquoi ce retard ? Bien souvent parce que les entreprises ont encore du mal à y consacrer du temps, à changer leurs habitudes, ou encore à investir dans des solutions adéquates… Quand le papier paraît si simple et familier.

La numérisation des factures fait partie des piliers de la digitalisation des entreprises. Une démarche logique du fait des nombreux avantages qui en découlent parmi lesquels on retrouve notamment la rapidité et la fluidité des échanges. À y regarder de plus près, les avantages de passer au 100% numérique sont considérables, en voici les principaux.

1. Un must have commercial pour accéder à certains marchés

Au-delà des relations commerciales avec la sphère publique, les grands réseaux de distribution sont très clairs : aucun contrat possible sans un échange des flux d’information avec leur back office. Quand on gère des milliers de fournisseurs et des millions de flux, de surcroit dans un marché très concurrencé, l’intégration automatisée est non négociable et une condition d’existence.

Autre exemple, si vous facturez pour le compte d’une de vos sociétés résidentes (ou établies) en Italie, vous êtes tenus de transférer vos factures par voie électronique au “Sistema di Interscambio” SDI et adressé par ce dernier au destinataire final ; outre l’objectif de favoriser la diffusion des processus de digitalisation, on comprend ici le désir de lutter contre la fraude fiscale. Attendez-vous à voir ce phénomène s’étendre à d’autres pays européens, certains d’entre eux ont déjà annoncé la couleur.

2. Un gain de temps

Avec une durée de traitement d’une dizaine de jours, la facture papier pèse sur l’efficacité des entreprises et sur la relation client. Une facture dématérialisée est traitée plus rapidement et peut être intégrée automatiquement dans le système d’information des entreprises pour une traçabilité optimale et une meilleure fluidité dans les échanges d’informations. Selon une étude de GS1 France, 78% des entreprises en France ayant adopté la facture électronique placent le gain de temps comme premier des avantages, devant le gain d’argent (54%) pour les factures entrantes. Pour les factures sortantes, le gain de temps (64%) et d’argent (61%) demeurent plus resserrés. [2]

3. Une réduction des coûts

Les différentes études actuellement disponibles démontrent un gain financier de l’ordre de 50 à 80% comparé à la facture papier, qui sera d’autant plus apprécié des sociétés qui émettent un volume de factures important.

4. Une accélération des règlements

En choisissant de dématérialiser leurs factures clients, les entreprises reçoivent des règlements plus rapidement. Le cycle de traitement d’une facture électronique étant sensiblement plus court, du fait de la suppression de nombreuses tâches. Les factures sont également traitées plus vite puisque reçues par les clients au format électronique. On constate généralement que le délai de paiement peut être réduit, ce qui impacte de façon positive la performance financière de l’entreprise. Les retards de paiement minent beaucoup la vie des dirigeants et sont même à l’origine chaque année de 25% des faillites des entreprises tricolores. Actuellement, parmi les TPE-PME qui ont entamé leur transformation numérique, 60% d’entre elles indiquent avoir adopté un logiciel de facturation et la moitié affirme avoir constaté une nette diminution des délais de paiement, allant de quelques jours à plusieurs semaines [3].

5. Plus de productivité

La gestion des factures clients est une tâche chronophage pour les services de comptabilité. Édition de la facture, impression, mise sous pli, adressage, affranchissement, collecte ou envoi du courrier, lettrage, archivage… Les opérations à réaliser s’accumulent. En passant à la facture électronique, les entreprises optimisent leur gestion administrative, et leur service comptabilité peut se consacrer à d’autres missions à plus forte valeur ajoutée. L’élimination du traitement manuel au profit de l’automatisation augmente mécaniquement la productivité.

6. Un comportement plus responsable

En réduisant le volume papier consacré chaque année à l’édition des factures, l’impact environnemental de l’entreprise s’en trouve lui aussi réduit. Une excellente action pour la planète, réduisant le nombre d’arbres nécessaires et les émissions de CO2, mais aussi pour l’entreprise : cette démarche, qui s’inscrit parfaitement dans une politique RSE peut ouvrir, par exemple, certains marchés publics. La dématérialisation appliquée à la facture est une conduite moderne qui s’inscrit dans une logique globale de réduction des déchets pouvant être partagée par les clients.

Actuellement, les entreprises continuent de naviguer dans un paysage hybride, un entre-deux avec des opérations qui restent manuelles et d’autres numériques. Il s’agit maintenant pour elles de se tourner vers les solutions logicielles qui conviennent le mieux à leur business. Mais il est sûr que plus tôt une entreprise effectue sa conversion vers les outils numériques, moins elle se retrouvera contrainte de s’adapter en raison d’une adoption plus rapide par ses partenaires commerciaux. Enfin, il est important de noter que seule une solution de dématérialisation fiscale des factures, permettant l’envoi de documents au format papier, EDI et/ou PDF (avec signature électronique) permettra un déploiement progressif en conformité avec la réglementation.

[1] Source : les Echos https://www.lesechos.fr/2017/08/la-facturation-electronique-a-le-vent-en-poupe-180738

[2] Source : GS1 France https://www.gs1.fr/Publications/Publications/L-etude-GS1-France-sur-la-facture-electronique

[3] Source : baromètre Sellsy & YouGov : http://premium.lefigaro.fr/societes/2019/03/14/20005-20190314ARTFIG00002-retard-de-paiement-le-filon-de-la-facturation-numerisee-pour-reduire-le-nombre-des-faillites.php