Le projet de mise en œuvre d’un ERP vertical pour le BTP afin d’améliorer la planification et la gestion de ses chantiers d’espaces verts conduit Cap Vert Développement à rationaliser ses processus.
Cap Vert Développement, PME de 270 personnes pour 33 millions d’euros de chiffre d’affaires, se compose de quatre sociétés dans le secteur des espaces verts, SMDA, Sepa, Fif, Perrot, ayant 4 métiers distincts : élagage en milieu urbain, création d’espaces verts, entretien d’espaces verts, arrosage et fontainerie. L’outil de gestion Dreamflore, spécialisé dans les espaces verts, ne satisfaisait plus les besoins du groupe en termes fonctionnels. Prestataire pour des collectivités locales, mais aussi second œuvre du BTP, sous-traitant dans des projets immobiliers, il aspirait à gérer les chantiers de A à Z avec aisance.
Un suivi de chantier fin
Objectif : effectuer un suivi de chantier quelle que soit la temporalité, et donc avoir un niveau de granularité variable : par exemple de deux jours à trois semaines pour un chantier d’élagage, à six mois pour des projets de travaux immobiliers neufs. Dans le premier cas, il faut de la réactivité, dans le second un maillage des tâches beaucoup plus fin. S’y ajoute l’entretien des espaces verts, activité récurrente sur les mêmes parcs, à planifier en fonction des périodes et saisons, comme la taille d’arbustes et de haies. Quant à la maintenance des systèmes d’arrosage et de fontainerie, elle demande une planification fine, au quart d’heure ou à l’heure, les collaborateurs devant effectuer jusqu’à six à huit chantiers par jour.
C’est en 2017 que le projet démarre vraiment, avec une enveloppe globale de 300 000 euros affectée sur cinq ans. Dans ce cadre, le groupe souhaitait qu’un progiciel de gestion en standard soit adapté aux besoins, pour éviter de coûteux développements spécifiques. C’est le progiciel modulaire de gestion de chantier ixbat de CGSI qui a remporté la mise en mai 2018. Fondé sur un socle technologique Oracle, il est proposé en SaaS. « Les mots d’ordre dans le choix de l’ERP ont été : convivialité de l’interface utilisateur, simplicité, ergonomie, met en avant Claude Carruette, directeur administratif et financier du groupe qui a supervisé le projet. Le produit est full Web et en SaaS : s’affranchir des capex et de l’infrastructure IT a été un plus. Même si on est finalement plus près des 400 000 euros de budget sur cinq ans, formation incluse. »
« Nous allons nous appuyer sur ixbat pour standardiser nos processus au sein du groupe. »
Claude Carruette
Des super-utilisateurs référents
L’outil va être déployé en big bang au 1er avril 2019, premier jour du nouvel exercice fiscal du groupe. Il comptera 60 utilisateurs : les postes sédentaires (bureau d’études, administration des ventes, RH, comptabilité, responsables d’exploitation) et des postes terrain (conducteurs, chefs d’équipe). Pour les embarquer, des super-utilisateurs référents dans les quatre sociétés ont montré les bénéfices. Depuis la mi-février 2019, une spécialiste RH synthétise les besoins et accompagne les utilisateurs face à la gestion du changement. C’est une « révolution culturelle » que prédit M. Carruette. « De fait, les quatre sociétés reposaient sur des systèmes d’information différents, même en utilisant Dreamflore. L’objectif principal de l’ERP est d’avoir un socle commun qui permette d’unifier les systèmes, un outil de pilotage capable de centraliser et structurer l’ensemble des informations (commerciales, travaux, achats, etc.) d’harmoniser les processus, de gagner du temps et de se focaliser sur nos métiers. »
Dématérialisation des achats
Le groupe a souhaité un outil simple pour planifier des ressources et les affecter à un chantier : main d’œuvre en interne et intérimaires, matériel et fournitures de chantier. Idem pour l’affectation des tâches à une personne. C’est le seul développement spécifique qui a été jugé indispensable de demander à CGSI. Car l’agilité dans le planning est un besoin crucial pour une société dont les services, à périodicité variable, sont également soumis aux aléas climatiques. « Fini Excel pour les plannings des chantiers, le papier et le crayon ! Nous avons souhaité dématérialiser tous les processus et documents de la chaîne achat, de l’appel d’offres aux commandes. Ce qui permet d’avoir un meilleur contrôle sur la validation des commandes, des prix, de la sous-traitance, et finalement sur la marge des chantiers » se félicite M. Carruette.
Autre gain appréciable, la mobilité : les chefs d’équipe sur les chantiers vont être équipés de tablettes durcies Archos pour la gestion du temps et des chantiers. Ils pourront ainsi aisément transférer les plannings mis à jour aux responsables d’exploitation et conducteurs.
