Volumétrie et spécificités des documents

Le choix d’une solution ou d’une prestation dépend de la typologie des besoins que l’on peut positionner sur deux axes, estime de son côté Eric Jamet : “la volumétrie à traiter et la nature ou spécificité des documents (format, manuscrit ou pas, papier ou électronique, etc.). D’un point de vue capture, ces besoins aident à opter pour le choix d’un processus de numérisation massivement centralisé sur des scanners de production, ou au contraire à préconiser une numérisation répartie à la source, via des scanners bureautiques, des machines multifonctions ou des appareils spécifiques (plans, chèques, etc.). Cette échelle permet aussi de valider des choix majeurs tels que l’utilisation et le paramétrage des technologies de RAD/LAD, afin d’automatiser les phases de catégorisation et d’indexation des documents. La nécessité d’établir la valeur probatoire des documents numériques est aussi déterminante dans le choix d’une solution d’acquisition, en termes de signature électronique, d’outils de traçabilité et de respect des normes définies (ISO 14-641-1). Enfin, ils orientent ou non le choix vers une solution globale, où la chaîne d’acquisition est intégrée avec la solution de GED, ou au contraire totalement dissociée”. Un audit du flux documentaire facilite l’identification des documents éligibles à la capture. Analyse de l’existant et projection de ROI permettront de définir les meilleures approches. Reste à automatiser cette capture, un sujet sur lequel reviendra Solutions IT & Logiciels, toujours en tenant compte de la volumétrie et de la typologie des documents. Les progrès en matière d’OCR, de RAD et de LAD mettent à portée de toutes les entreprises des solutions simples dès lors que les documents sont structurés. Mais des logiciels plus complexes répondent à des activités spécifiques.