Chaque entreprise rencontre aujourd’hui la même problématique : l’exaspération du temps passé à établir des notes de frais. Malgré les avancées des technologies du numérique du XXIème siècle, nous restons dans une logique extrêmement manuelle.
Il est temps de révolutionner le traitement des notes de frais ! Découvrez avec « Ricoh Expense Manager » les avantages de la transformation digitale.
Oublier le temps perdu, les oublis, les erreurs
Actuellement le traitement de notes de frais comprend plusieurs étapes à partir de la réception du ticket de caisse à conserver précieusement. Une fois le collaborateur rentré au bureau, on compte en moyenne 20 minutes passées par saisie et traitement de note de frais (règles compliquées de saisie, localisation, devises, frais kilométriques, TVA…). Après cette saisie, pour des raisons fiscales, les récépissés doivent être envoyés particulièrement bien classés au service comptabilité où ils sont centralisés. Ils sont ensuite épluchés et soumis à validation avant d’être conservés physiquement. Passons sur les anomalies et leur traitement, c’est seulement à ce moment-là qu’un bon à payer est envoyé au service finance RH pour remboursement des frais. On compte finalement sept étapes avec plusieurs intermédiaires ; c’est énorme en consommation de temps et d’énergie.
Pendant ce temps-là le collaborateur attend le remboursement en espérant qu’il n’a commis ni erreur, ni oubli…
Une solution mobile pour plus de sérénité et de sécurité
Avec Ricoh Expense Manager (REM), il s’agit d’aller au plus près des récépissés. En fait, dès la fin d’un repas au restaurant par exemple, à la réception du ticket de caisse, il suffit d’ouvrir son application mobile REM et de prendre son ticket en photo. A partir de là, le ticket numérisé est envoyé vers le serveur SaaS de REM, en traitement automatique pour la reconnaissance des contenus, et si l’entreprise dispose d’un Système d’Archivage Electronique certifié NF461, le ticket de caisse est conservé sur le long terme en électronique. Plus besoin de conserver le ticket physique. Plus de risque non plus, de perdre le ticket Au passage, l’avantage de Ricoh Expense Manager est sa capacité au-delà de la reconnaissance des contenus, à créer automatique la note de frais pour l’entreprise avec toutes les règles de l’entreprise et de la loi : calcul de TVA, géolocalisation, conversion des devises… La fiabilisation de la gestion des remboursements est considérablement accrue.
Quand il le souhaite, le collaborateur peut faire le point sur ses frais de bouche, kilométriques ou ses frais d’essence par exemple. Il lui suffit de se connecter sur son poste de travail ou sa tablette, de se connecter sur REM avec un simple navigateur, pour de voir sa note de frais consolidée. S’il la valide, celle-ci part directement pour vérification. La personne chargée de vérifier les notes de frais voit tout en ligne : les photos et les contenus. C’est un gain de temps considérable ! De plus, l’ensemble des règles fiscales est intégré au système et donc appliqué automatiquement. Le collaborateur est également en mesure d’obtenir ses notes de frais sous la forme d’un tableau Excel ou directement dans son ERP si REM a été intégré.
Les avantages de l’intégration de la transformation digitale dans l’entreprise : automatiser pour réduire les pertes
Ricoh Expense Manager est l’incarnation même des avantages de la transformation digitale en entreprise : Numérique, Simple, Efficace, Productif et Bien être des collaborateurs. Ce service permet d’éliminer tous les risques liés à la saisie et aux transferts des données. L’automatisation des tâches réduit le processus administratif. Les équipes de l’entreprise dégagent du temps pour se focaliser sur de vraies tâches à valeur ajoutée pour l’entreprise. De plus, avec Ricoh Expense Manager, en cas de contrôle fiscal, tout est en ligne : la solution est fluide et permet de mieux gérer les données et de les justifier tout en maîtrisant mieux la confidentialité des données.
En résumé, avec Ricoh Expense Manager : on réduit le temps passé à l’exécution d’un service qui ne rapporte rien à l’entreprise. Nous assistons ici à une optimisation de la fonction finance qui minimise les erreurs grâce à l’automatisation et réduit les coûts inutiles.
