Un nouveau dispositif légal encadre désormais la fiabilité de la copie numérique en France. Résultat : la Gestion Electronique des Documents (GED) est facilitée mais aussi sécurisée. La copie numérique fiable ouvre ainsi de nouvelles perspectives à la GED dans le Cloud.
Zéro archive papier
Avec le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016, on peut dématérialiser du papier en numérique, c’est-à-dire détruire des documents originaux papier, sous réserve de constituer des copies fiables qui seront conservées dans des conditions adaptées pour préserver leur intégrité.
Une solution de GED, censée toucher toutes les étapes du cycle de vie d’un document, de l’acquisition à l’archivage, est-elle pour le moins suffisante ?
Non, car pour répondre aux exigences du décret tout dispositif de numérisation doit être associé à un service de conservation à valeur probante.
Vers une GED plus aboutie
La nouvelle réglementation fait bouger les lignes. Pour des raisons de fluidité des échanges, de normalisation ou de régulation, on tend à mettre en place des modèles en veillant à faire en sorte que les systèmes soient interopérables. Ce contexte est favorable au développement de systèmes de GED plus aboutis.
En outre, une solution de GED dans le cloud permet de conserver les documents dans un espace sécurisé avec duplication des données.
C’est pourquoi, Konica Minolta fait évoluer son service de GED dans le Cloud, KOMI Cloud, qui devient ainsi la première solution du marché pour la dématérialisation et l’archivage à vocation probatoire, accessible depuis un système d’impression « Copie Numérique Fiable Ready ».
Un accompagnement de bout en bout
Konica Minolta propose une solution packagée afin que les entreprises puissent numériser leurs documents et les conserver dans un composant coffre-fort numérique à des fins probatoires.
Cette nouvelle solution s’appuie sur un multifonction Konica Minolta préalablement calibré, sur lequel l’opérateur de numérisation doit d’abord s’authentifier avant de procéder à l’identification de la catégorie et du type de document. Celle-ci peut se faire directement depuis l’écran tactile du multifonction, en choisissant le type de document (par exemple : facture), l’année, le nom du client. La numérisation se fait au format PDF/A3 (ISO 19005-3) et le contrôle d’intégrité a lieu directement depuis le multifonction. Le logiciel intégré effectue ensuite un calcul d’empreinte et un hachage du document, une première sur le marché.
Un cachet électronique qualifié et un horodatage certifié (preuve du dépôt et de la date) sont ensuite appliqués au document numérisé, avant qu’il ne soit transféré de manière cryptée (grâce au protocole TLS 1.2) dans un composant coffre-fort numérique labellisé par la FNTC et conforme à la norme AFNOR NF Z42-020, lui-même hébergé au sein d’un datacenter français certifié ISO/CEI 27001.
Konica Minolta fournit également une convention de numérisation permettant au chef d’entreprise de documenter son processus global de dématérialisation des documents papier (et de se conformer à la norme AFNOR NF Z42-026).
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