La dématérialisation et le traitement automatisé des factures sont de plus en plus accessibles aux cabinets d’expertise comptable. Revue de détails de la solution Yooz.
Avec Yooz, solution de dématérialisation et de numérisation des factures, les cabinets d’expertise comptable peuvent améliorer de façon significative l’activité de tenue de comptes de leurs clients. Cette application basée sur la technologie de reconnaissance automatique de documents développée par ITSOFT est proposée en mode Saas uniquement (http://www.yooz.fr/). Elle ne génère aucun coût préalable et est compatible avec l’ensemble des logiciels de comptabilité présents sur le marché.
Une technologie, qui a fait ses preuves, va assurer la reconnaissance automatisée de 75 à 80 % des factures. Celles-ci seront ensuite intégrées en comptabilité sans paramétrage, si une facture fournisseur de même type a déjà été enregistrée précédemment, même avec des ventilations multiples et différents taux de TVA. En parcourant le document affiché à l’écran, des bulles vous indiquent les éléments lus sur la facture par le logiciel et l’identification des champs de saisie comptable. La reconnaissance de caractères est particulièrement efficace quel que soit le type de document. Le logiciel est capable de distinguer une facture, d’un avoir ou d’un bon de commande, mais aussi les doublons et cela dans plusieurs langues. De même, les différents montants devant être comptabilisés (hors taxes, TVA, TTC, etc..) sont clairement identifiés.
La collecte des documents auprès du client résulte de l’envoi par celui-ci des factures, soit à partir d’un scanner soit par mail, directement dans son dossier pour être ensuite contrôlées par le collaborateur de façon simple, rapide et fiable. Pas de tri préalable nécessaire, les factures peuvent être transmises par lots. L’application est capable de distinguer les clients destinataires par la lecture des pièces et les traiter en conséquence. Avant saisie en comptabilité, les documents sont visualisés par le collaborateur et si aucune anomalie, création d’un nouveau compte ou ventilation spécifique, n’est décelée, l’enregistrement comptable se fera d’un clic. Le client est lui-même connecté à la solution, toujours à travers le Web, et le paramétrage des droits d’accès lui permet la consultation de ses factures.
Quels bénéfices ?
Pour le cabinet les avantages de la solution apparaissent rapidement.
-Un gain de temps : fini le tri, le classement et l’archivage des factures
-Un contrôle et un enregistrement rapides des factures
-La révision des comptes facilitée par le bénéfice de l’image des factures attachées aux écritures comptables
-La réduction des coûts d’impression
Le recours à ce type d’outil va probablement renforcer l’image du cabinet et développer la relation clients. Pour ceux suivi en révision, l’expert-comptable aura la possibilité de leur proposer la solution Yooz destinée aux PME, permettant la dématérialisation de la création de la demande d’achat à la validation des factures fournisseurs. Pour les collaborateurs, les travaux de révision sont rendus plus aisés ensuite par l’accès aux images des factures à partir des comptes fournisseurs.
Techniquement, la mise en place de la solution ne pose pas de problèmes particuliers et son utilisation ne requiert que quelques heures de formation pour les collaborateurs. Un scanner pré-paramétré (Yooz’Box), et directement connecté à YOOZ, contribue à simplifier la numérisation des factures par les clients non équipés.
Quels coûts?
La solution Yooz est facturée en fonction de la quantité de documents traités, indépendamment du nombre de collaborateurs et de sites. Elle est ainsi accessible à l’ensemble des cabinets quelle que soit leur taille.
La dématérialisation implique cependant de prendre quelques précautions en matière d’archivage des données. Si le recours au Cloud peut entraîner une certaine réticence des utilisateurs, la société assure que tout le stockage des documents est effectué en France et qu’ils sont accessibles pendant six ans.
La collecte, le classement, le traitement et l’archivage des factures clients restent un problème récurrent des cabinets d’expertise comptable. Le recours à la dématérialisation apparaît de plus en plus nécessaire pour réaliser les gains de productivité qui permettront de proposer de nouveaux services à valeur ajoutée aux clients ou de nouvelles missions. L’application Yooz est séduisante, l’expert-comptable pourra cependant ressentir une certaine frustration de voir que ce système se limite au traitement des factures fournisseurs.
—————————————————————
Qu’en pensent-ils ?
Thierry Leprince, expert-comptable à Rennes (80 collaborateurs)
« L’utilisation de la solution Yooz implique un véritable changement culturel et une réorganisation du cabinet. Mais une fois que ce changement est compris et accepté par les collaborateurs, Yooz se révèle être un outil très performant, générant des gains de temps et de productivité qui nous ont permis de réduire d’une heure la durée de travail de nos salariés ».
Vanessa Buzonie, expert-comptable à Voulangis 77 (3 collaboratrices)
« Avec Yooz, j’ai pratiquement atteint l’objectif de zéro papier que je m’étais fixé à la création de mon cabinet. La solution proposée par Yooz nous permet de traiter davantage de dossiers sans augmenter les effectifs et le coût d’utilisation est rapidement absorbé par les gains de productivité. Par ailleurs, Yooz est un outil bien adapté au télétravail ».
——————————————–
