Une opération gagnant-gagnant

Philippe Genty, chef produit marketing de HP, promeut pour sa part une approche “gagnant-gagnant” de gestion et d’optimisation des usages de l’impression : “elle permet de combiner des fonctionnalités de contrôle des coûts et de sécurité avec les opérations dont les utilisateurs ont besoin. On parle de mise en place de solutions d’authentification et d’impression à la demande. Le principe de libération des impressions par authentification des utilisateurs sur l’imprimante la plus proche ou la plus disponible permet de faciliter les opérations, il évite les gaspillages des travaux d’impressions non récupérées et garantit la confidentialité des documents. La maîtrise des coûts de l’impression est assurée par la mise en place de règles d’impression. On renforce la sécurité par l’authentification préalable et la mise en place de droits attribuant des accès sélectifs à certaines fonctions des multifonctions réseau. Les fonctions évoluées d’analyse des travaux et de génération de rapports permettent un meilleur suivi et l’allocation des coûts d’impression par utilisateur, par service ou par dossier. Elles optimisent aussi le déploiement des périphériques. Et, surtout, les utilisateurs peuvent imprimer plus aisément, en choisissant le périphérique immédiatement disponible, en s’authentifiant simplement, même à l’aide de leur smartphone”. Pour répondre aux enjeux de la rationalisation globale, les fabricants positionnent leurs multifonctions aux avantpostes des flux documentaires, conférant ainsi une valeur ajoutée supplémentaire aux services vendus. Pour Thomas Collins, directeur solutions et IT services chez Ricoh France, il est nécessaire de redéfinir les flux d'impression en recherchant le moyen de distribution le mieux adapté et le plus économique, tout en améliorant et en structurant le document qui n'a plus besoin d'être matérialisé dans sa forme papier : “par exemple, s'il existe une adresse mail dans le document ou dans la base contact afférente, pourquoi ne pas l'envoyer directement par mail ? Formats, canaux et destinations sont donc toujours libres parmi les flux d'impressions déjà créés. Ce qui importe au final c'est de mettre en place un système de distribution qui prenne parfaitement en considération les besoins des différentes entités qui composent l'entreprise pour répondre aux besoins de l'entreprise de façon à lui permettre de diffuser la bonne information, à la bonne personne, et au bon moment”.