L’hétérogénéité des systèmes ERP de Sodexo empêchait l’intégration et la synergie des coûts. L’unification de l’ERP était donc devenue la priorité du service informatique de Sodexo. Partage d’expérience.
Sodexo offre une large gamme de prestations dans 80 pays à travers le monde, de la restauration à la gestion des infrastructures et équipements. Avec un effectif de plus de 420 000 personnes et un chiffre d'affaires annuel de plus de 18 milliards d'euros, Sodexo se classe parmi les 20 premiers employeurs au monde. Croissance organique, fusions-acquisitions et implantations sur de nouveaux marchés : Sodexo se développe d'année en année. Résultat : l’hétérogénéité des systèmes ERP empêchait l’intégration et la synergie des coûts. L’unification de l’ERP était donc devenue prioritaire pour le service informatique de Sodexo.
Le système ERP du groupe était trop difficile et coûteux à utiliser et adapter au cas par cas. Les besoins locaux sont en effet très différents : sur les 34 000 sites de Sodexo, beaucoup sont isolés et difficiles d'accès, que ce soit en Afrique, Australie, Europe, Inde, Asie, Turquie ou encore Amérique du Nord. Même si la majorité d'entre eux pouvait composer avec une série de processus centraux, de nombreux impératifs locaux devaient encore être pris en considération.
Sodexo s'était fixé quatre objectifs. D’abord améliorer l'intégration informatique pour décloisonner les opérations. Ensuite, mettre en place des processus communs pour une meilleure visibilité et une plus grande conformité. Puis, mieux maîtriser les coûts de la chaîne logistique et améliorer les résultats. Enfin, réduire le coût d'exploitation et le coût par utilisateur des systèmes ERP. « Nous souhaitions réduire le nombre d'ERP et arriver à deux systèmes. Nous voulions également exercer un contrôle plus étroit sur les fournisseurs et mieux maîtriser les coûts », explique Antoine Cossic, VP qualité, systèmes logistiques et financiers chez Sodexo. « Par ailleurs, nous tenions à déployer les meilleures pratiques à l’échelle du groupe et obtenir une vue consolidée de l'activité, afin de gagner en efficacité. »
Des économies chiffrées en millions de dollars
Face à la multiplicité de ses besoins métier et à un réseau complexe de chaînes logistiques, Sodexo a opté pour une stratégie ERP à deux niveaux (Two-Tier ERP). Le système existant a ainsi été conservé pour les fonctions opérationnelles centrales et les grandes divisions de l'entreprise. Microsoft Dynamics AX a, quant à lui, été déployé pour gérer les sites reculés et les divisions de plus petite taille qui génèrent jusqu'à 500 millions de dollars de chiffre d'affaires chacun. Sodexo a fait appel aux services de conseil et d'intégration d'Avanade pour implémenter un système « Two-Tier ERP » Microsoft Dynamics AX global, en plus du système existant. « Une stratégie « Two-Tier ERP » maîtrisée peut offrir de nombreux avantages grâce à l'uniformisation des processus, une meilleure écoute des besoins de chaque division, ainsi qu’une amélioration de la qualité des données et des rapports fournis par les petites entités, tout en réduisant les coûts d'exploitation des systèmes combinés. », soutient Vincent Ribet, VP Coordination des activités et grands projets au sein de la DSI Groupe, chez Sodexo.
Dynamics AX est utilisé par plus de 2 000 utilisateurs répartis dans une vingtaine de pays à diverses fins : logistique, finance, achats, gestion des commandes, gestion de site, frais quotidiens et gestion des stocks. « Sodexo se devait d'adopter une approche locale dans un contexte mondial. Avec un système AX « Two- Tier », ils sont sûrs que tous les besoins locaux sont couverts., indique François Matte, directeur des opérations mondiales ERP d’Avanade. Outre la réduction du coût d’exploitation, le principal avantage opérationnel et financier est une réduction indicative de 2 % des coûts de la chaîne logistique. » Pour Sodexo, trois ans après cette installation, les coûts sur 12 mois de la chaîne logistique alimentaire ont nettement baissé dans divers pays, se traduisant par des économies dans le monde entier. Les matières premières alimentaires représentant 35 % du coût des ventes de Sodexo, les économies se chiffrent en millions de dollars.
Un modèle Microsoft Dynamics AX facile à répliquer
Selon François Matte, « Outre les spécificités régionales, Sodexo a dû faire face à des problématiques humaines, comme la barrière des langues, les questions de transport et les différentes sensibilités culturelles. Le groupe a très bien géré ses spécificités en développant un « kit de déploiement » qui regroupe toute les directives d’implémentation du modèle central de bout-en-bout. » En partenariat avec Sodexo, Avanade a mis au point le « modèle central », un modèle de Microsoft Dynamics AX facile à répliquer qui a pu être adapté aux besoins de chaque unité locale de Sodexo. Vincent Ribet ajoute que « différentes régions ont été sollicitées afin que les spécifications communes du modèle central soient aussi complètes que possible, tout en gardant à l’esprit le retour sur investissement et le maintien de la richesse fonctionnelle de Microsoft Dynamics AX. » « Bien souvent, le déploiement concernait plusieurs centaines de sites par pays, 300 rien qu'en Australie par exemple ! » Les sites de Sodexo comptent chacun entre 5 et 500 employés. Dans la plupart des pays, une grande partie du déploiement est terminée. Des implémentations sont encore en cours en Pologne, Israël, République tchèque, Royaume-Uni, Pays-Bas et Danemark, ainsi que sur certains sites reculés et dans certaines entités du Moyen-Orient et d'Inde. Le projet devrait être entièrement finalisé d'ici 2017. Sodexo travaille également avec les services de gestion applicative et d'infrastructure AX d'Avanade sur la mise en place d'un support post-implémentation et l'optimisation continue du système AX sur le long terme
