Le papier reste très présent en entreprise, en particulier dans les échanges financiers.
Le baromètre de la GED publié par Canon confirme l’intérêt affiché pour la gestion documentaire par l’ensemble des acteurs économiques français (TPE, PME, ETI et grands comptes) : 80% des répondants la considèrent comme un enjeu majeur. Pour autant 64 %, de ces entreprises ne sont pas équipées d’une solution GED. Le format papier reste fortement présent, plus particulièrement dans les échanges financiers entre entreprises où la saisie et le traitement de documents comptables s’effectuent encore manuellement. 69 % des factures s’échangent encore au format papier, 22 % par mail, 2 % par fax et seulement 7 % via un flux EDI ou un portail.
Une GED, pourquoi faire ?
L’intérêt des entreprises porte essentiellement sur la conservation, l’archivage, la sécurité, l’intégrité ainsi que sur le respect du cadre légal. In fine les entreprises susceptibles de se tourner vers la gestion documentaire y voient en priorité un gain de temps (81 %), une meilleure traçabilité (76 %) et enfin un gain en termes de qualité et de respect des processus (53 %). Pour faire face à ces problématiques, les répondants souhaitent en priorité disposer d’interfaces utilisateurs simples et facilement intégrables aux applicatifs métiers déjà existants. L’accès à des applications en situation de mobilité est également exprimé. « Pour faciliter la mise en place de telles solutions, l’adhésion des utilisateurs reste essentielle. Les témoignages recueillis auprès de responsables IT pointent clairement les deux freins majeurs que sont la résistance au changement des habitudes de travail pour 65 % et le manque d’implication des responsables fonctionnels pour 33 %. Le principal obstacle reste donc le facteur humain et l’accompagnement du changement est un élément clé qu’il faut impérativement prendre en compte », précise Philippe Pelletier, directeur marketing BIG de Canon France.
Au cœur de l’activité des entreprises, les services financiers, en charge d’opérations de facturations et de paiement très chronophages, sont régulièrement cités comme précurseurs dans la mise en place d’une solution de dématérialisation. 88 % des entreprises sondées saisissent encore manuellement leurs factures, avec tous les risques inhérents en termes de productivité, d’erreurs de saisie, de retard de règlement ou de litige fournisseur, etc.). « Or, comme l’ajoute Philippe Pelletier, des outils d’amélioration des flux documentaires ou la simple utilisation d’un logiciel de reconnaissance de caractères (OCR) leur permettraient d’augmenter leur productivité et la qualité de leur analyse. De même, les entreprises ayant passé le cap de la dématérialisation peuvent encore aller plus loin pour optimiser leurs processus de gestion documentaire et gagner en productivité ».
Une infrastructure interne
Véritable pivot dans la mise en place de projets de gestion documentaire, les responsables de services informatiques reconnaissent être en cours de réflexion sur le sujet. Pour autant, la question du mode d’architecture reste une composante sensible, comme le montre les chiffres ci-dessous. Ainsi, malgré l’engouement pour les solutions Cloud ou SaaS, 78 % des entreprises privilégient une infrastructure sur serveur interne, jugée garante de l’intégrité des données. Cette solution offre également plus de souplesse pour la personnalisation des applicatifs et l’intégration des logiciels existants. La sécurité des données est donc une composante majeure à considérer avec attention dans la proposition d’une externalisation et la mise en place d’un projet de gestion documentaire.
