Traiter le mail comme un document numérique…

Avec de tels outils, on n’est plus dans une logique de pur traitement technique, de délestage de boîte de messagerie qui ne tient ni compte du contenu des messages ni de la valeur de l’information. Si l’accès au contenu demeure la clé de tout archivage, le mail possède la particularité d’être à la fois contenu et contenant. A partir de cette ambivalence, le système d’archivage doit être en mesure de pouvoir qualifier le mail en tant que document d’entreprise. “Le mail, dans son intégralité (corps et pièce jointe), doit être considéré comme un document à part entière et traité comme tel”, indique David Vandenborght, Alliance et Channel Manager chez Cimail. “Bon nombre de sociétés ont investi dans des GED, ressentant le besoin de structurer leur fond documentaire, en faisant l’impasse sur l’univers des mails. Or, un document vit et transite bien souvent à travers la messagerie de façon collaborative. Il est donc important de savoir traiter ce volume informationnel aussi bien sur le plan du risque que celui de l’enrichissement des compétences, connaissances et savoir-faire de la société”. “Le mail oblige l’entreprise à intégrer la notion de document numérique et, de fait, à mettre en place un système d’archivage dual qui puisse gérer le support papier et le support numérique”, souligne pour sa part Jérôme Mendiela du groupe Numen. “Les problématiques sont globalement les mêmes mais il faut rajouter la difficulté de la persistance du support et des formats. En effet, la conservation électronique suppose de bien choisir les formats de façon à pouvoir relire les documents dans le temps et de ne pas dépendre du système de sauvegarde de sa messagerie”.