Micromania/Zing est le leader de la distribution de jeu vidéo et de produits « Pop Culture » et le premier conseiller auprès des amateurs de jeux vidéo et de produits « Pop Culture ». Le réseau compte aujourd’hui près de 430 magasins en France. Micromania est également le premier employeur dans l’univers du jeu vidéo en France avec plus de 1.500 collaborateurs et fait partie depuis 2008 du groupe Gamestop (7.100 magasins à travers 14 pays dans le monde).
Contexte du projet
Soucieux d’industrialiser et de fluidifier les processus de gestion et de signatures de contrats de ses 430 magasins, Micromania a souhaité se tourner vers le digital et une solution dédiée à cet enjeu stratégique. En effet, le mode de gestion historique des différents flux RH n’était plus adapté aux attentes du groupe. Concrètement, les contrats étaient jusqu’alors créés au siège puis faxés aux magasins, signés en points de vente puis faxés à nouveau à la Direction des ressources humaines, ce qui engendrait des manipulations complexes, des coûts de traitement important, différentes erreurs et donc globalement beaucoup de lourdeur dans la gestion des dossiers.
« Notre forte croissance nous a amenés à repenser la gestion de nos flux RH. Notre objectif étant de gagner en agilité, d’alléger les temps de traitement, mais également de sécuriser la relation contractuelle en nous assurant que l’ensemble des contrats soient bien signés afin d’éviter, par exemple, une requalification d’un contrat CDD en CDI. Au-delà de ces éléments, nous recherchions également une solution qui nous permettrait de passer aux bulletins de paie électroniques pour gagner en productivité dans la réalisation de cette tâche particulièrement chronophage. » Julie Alberto – Responsable Paie/ADP
La solution
C’est dans ce contexte qu’après étude des solutions du marché, Micromania a sélectionné DEMAT RH® de Primobox pour digitaliser le traitement de plus de 8.000 contrats par an, mais également pour dématérialiser l’envoi de 2.000 bulletins de paie tous les mois et automatiser la mise à jour de la fiche du salarié.
Sécuriser et industrialiser les process de signature de contrats
Historiquement gérés sous forme papier et envoyés par fax, les contrats passés entre Micromania et ses collaborateurs sont désormais intégralement digitalisés et signés électroniquement.
Dématérialisation des bulletins de paie à l’échelle nationale
Les collaborateurs accèdent chaque mois dans un espace personnel et sécurisé à leurs bulletins de paie qui y sont archivés automatiquement et électroniquement.
« Primobox a délivré une solution parfaitement adaptée à nos attentes et qui ne remettait pas en cause notre architecture informatique. La flexibilité de leur offre nous a permis de déployer notre projet en moins de deux mois. Parfaitement intégrée à notre SIRH Sage HRM, DEMAT RH® se positionne donc comme une brique stratégique de notre SI. Nous avons également fortement apprécié la disponibilité et la compétence de leurs équipes qui ont su travailler main dans la main avec notre intégrateur pour donner vie à notre projet tout en contenant les coûts associés.» Julie Alberto – Responsable Paie/ADP
Bénéfices
Fort de cette mise en œuvre, Micromania/Zing a pu accéder à de nombreux bénéfices, que ce soit au niveau économique, organisationnel ou fonctionnel :
– Un taux de retour de documents signés supérieur à 99% (contrats de travail, avenants, mutation), soit plus de 8.000 documents traités chaque année.
– Des temps de traitement plus rapides : les contrats sont signés dans la journée (délai moyen : 17h)
– Des gains de productivité significatifs pour les équipes du siège et en points de vente : la solution permet par exemple à chaque gestionnaire de gagner un jour par mois dans le traitement des contrats. DEMAT RH® est donc plébiscitée par l’ensemble des opérationnels, de la direction, ainsi que par les collaborateurs.
– Une diminution du risque juridique et une forte baisse des litiges grâce au nombre important de contrats signés numériquement et à la réduction des délais de traitement.
« Primobox se positionne comme un partenaire stratégique qui nous a permis de moderniser nos processus de gestion RH en matière de signature de contrats et de bulletins de paie dématérialisés. Nous nous appuyons désormais sur une solution métier performante et évolutive qui nous permet de mener à bien nos opérations dans les meilleures conditions, de mesurer de réels gains de productivité, et ce tout en contenant nos coûts de traitement. Cela se traduit pragmatiquement par une adhésion massive de nos collaborateurs à ce projet. » Julie Alberto – Responsable Paie/ADP
Fort de cette mise en œuvre réussie, Micromania envisage désormais d’étendre sa collaboration avec Primobox. Dans ce contexte, une étude portant sur l’automatisation de la demande de pièces justificatives pour constituer électroniquement le dossier du personnel est en cours.
