Confusion entre sauvegarde et archivage

Mais pour produire ces informations, encore faut-il qu’elles existent et soient rangées à un endroit précis et facilement accessible. Le constat est clair, rares sont les entreprises hexagonales qui archivent correctement ces données. “Elles n’archivent tout simplement pas leur emails car il existe toujours une confusion entre deux notions : sauvegarde et archivage”, estime Alain Heurteubise. “La plupart des gens pensent avoir archivé leurs e-mail quand ils ont sauvegardé leur messagerie”. Il n’en est évidemment rien, car la sauvegarde se contente de stocker les messages en vue d’une restauration des informations utilisées pour l’activité en cours de l’entreprise, alors que l’archivage permet non seulement de conserver la mémoire de l’entreprise mais de retrouver les messages et d’en connaître le contenu pour faciliter les procédures de recherche légale. “Les entreprises françaises ne sont pas les mieux placées dans le domaine de la transmission ou de la préservation du savoir et du patrimoine intellectuel de l’entreprise”, confirme Rodolphe Bouchez, directeur marketing d’Athena Global Services. “Le débat est d’ailleurs en partie posé depuis quelques années, notamment à propos de la place des seniors et de leur départ en retraite qui fait craindre une perte de l’historique. Par conséquent, les mails sont devenus une composante essentielle du fonctionnement de l’entreprise à travers les échanges informationnels et chronologiques qu’ils véhiculent. Il est indispensable de les archiver car ils sont le vecteur en tête des échanges sur tous les sujets (commerciaux, marketing, administration des ventes, communication, etc.), ils constituent des pièces justificatives comptables notamment par rapport aux emailings ou actions de marketing direct et ils sont la mémoire des actions entreprises, enfin, juridiquement, les mails sont considérés comme des pièces valables ou soumises à appréciation dans le cadre des ressources humaines (Prud’hommes, par exemple)”.