Vers la fin du papier ?
Quels sont les apports de la nouvelle norme NF Z42-026 ?
Après l’article 1379 du Code Civil et son décret d’application sur la fiabilité des copies, la norme NF Z42-026 précise les modalités de production de copies fiables : numérisation assurant la fiabilité et l’intégrité des copies, et pérennisation dans un Système d’Archivage Electronique (SAE). Sous ces deux conditions, la destruction des originaux papiers devient envisageable.
La norme NF Z42-026 (bonnes pratiques pour obtenir des copies fiables) anticipe l’évolution de la NF Z42-013 (règles de préservation de la pérennité des copies). Les prestataires actuellement certifiés NF Z42-013 (chaîne de numérisation ET SAE à vocation probatoire) sont qualifiés pour la numérisation fiable.
Les entreprises peuvent donc dès maintenant détruire leurs documents papier ?
La législation ouvre effectivement la perspective de la destruction après numérisation. Il est pourtant prudent d’observer l’interprétation des juges sur les cas qui leur seront soumis.
Pour l’entreprise, c’est l’opportunité de s’interroger sur les risques propres à chaque type de document. Les copies de pièces justificatives peuvent être détruites après les contrôles qualité post-numérisation. Pour les contrats d’un montant élevé, les documents RH…, il est pertinent de conserver les deux formats. En cas de destruction, l’entreprise pourra travailler avec l’autre version… et la produire devant un tribunal si besoin.
La norme NF Z42-026 propose 4 cas d’usage afin d’orienter les entreprises vers le bon choix de numérisation :
- Quelle est la nature des documents à numériser ? S’agit-il d’un flux (courriers entrants) ou d’un stock d’archives ?
- De quelle manière la numérisation est-t-elle réalisée ? En mode centralisé, en interne ou chez un prestataire, ou décentralisé, par exemple au guichet d’une banque ou d’une administration ?
En fonction de vos moyens, vous pouvez réaliser vous-même la numérisation et externaliser l’archivage électronique à un prestataire, ou l’inverse. Vous pouvez aussi confier l’ensemble de la prestation à un professionnel de la dématérialisation et de la gestion des documents.
Ainsi, tout est en place pour envisager la destruction du papier lorsque cela est opportun et source d’économies. Attention toutefois à ne pas envisager la destruction immédiate de façon doctrinaire, mieux vaut mettre en œuvre la numérisation fiable ET conserver le papier quelques années, le temps de valider les processus et que les avis juridiques sur la destruction soient stabilisés. Une destruction anticipée sera ensuite possible lorsque les risques opérationnels et juridiques seront maîtrisés.
4 critères pour mettre en œuvre une solution de numérisation fiable
- Qualification de la chaîne de numérisation : test des capacités des outils de production par profil de documents et identification des risques sur la fidélité : résolution, colorimétrie…
- Justification de la fiabilité de la numérisation : procès-verbal formalisant les résultats de la qualification (définition du lot, livrables, contrôles…)
- Conformité : traçabilité de l’ensemble des opérations (pré et post numérisation, numérisation ) pour constituer des pistes d’audit
- Intégrité des copies numériques : scellement, horodatage et conservation aussi longtemps que l’original dans un SAE à vocation probatoire, avec l’attestation de numérisation encapsulant les éléments de preuve.
Tél 01 49 33 78 81
