La feuille de calcul Excel n’est pas une bonne solution… Frédéric Pierresteguy, directeur géneral France et Europe du Sud de Landesk, nous explique pourquoi, exemple à l’appui.
Un collaborateur du département comptabilité d'une très grande entreprise a noté une erreur dans une facture de renouvellement des logiciels. Cette facture mentionnait 1 300 licences logicielles alors que le service qui utilisait ce logiciel ne comptait que 300 utilisateurs. La comptabilité a aussi noté que l'entreprise payait inutilement le renouvellement de ces licences logicielles depuis trois ans. Ils ont examiné de plus près leurs processus métier, afin de déterminer pourquoi il y avait eu achat de 1 300 licences pour 300 utilisateurs.
Chaque année, l'entreprise remplaçait environ un tiers de tous ses PC/ordinateurs portables (actualisation du matériel). En analysant le mode d'achat des biens matériels et logiciels, ils se sont aperçus que le collaborateur en charge de l'achat des ordinateurs de bureau et portables avait suivi tous les achats dans une feuille de calcul. Cette personne émettait ensuite un bon de commande pour les licences logicielles à installer sur ses ordinateurs neufs.
L'entreprise a ensuite examiné le mode de mise au rebut des appareils. Il a été déterminé que la personne en charge de la mise au rebut des PC/ordinateurs utilisait également une feuille de calcul Excel et qu’il n'y avait absolument aucune communication entre ces deux personnes et ces deux processus.
Cette enquête a ainsi conclu que l'entreprise jetait en fait au rebut des licences logicielles utilisables lors de l'actualisation du matériel. Les licences logicielles affectées aux PC/ordinateurs portables déclassés n'étaient pas réaffectées aux nouveaux PC/ordinateurs portables qui les remplaçaient. Les racines du problème étaient évidentes : l'entreprise n'avait mis en place aucun processus ni outil logiciel capable de suivre et gérer correctement ses licences logicielles.
Voici donc 4 conseils à suivre pour ne pas en arriver là…
1 Éviter d'utiliser des feuilles de calcul
Éviter d'utiliser des feuilles de calcul pour le suivi de des licences logicielles ; préférer une base de données de gestion des biens logiciels. Lier les licences logicielles aux PC/ordinateurs portables où les logiciels sont installés. Créer un processus pour supprimer le lien entre la licence logicielle et un PC/ordinateur portable à déclasser. Afficher les licences logicielles qui ne sont plus liées à aucun appareil comme étant « disponibles » afin qu'elles puissent être liées à de nouveaux périphériques si nécessaire.
2 Utiliser des outils de découverte pour repérer et suivre les logiciels installés sur les périphériques des utilisateurs finaux.
Il est indispensable d’obtenir un inventaire des périphériques à intervalle régulier en configurant des outils de découverte automatisée qui envoient des rapports à une base de données de gestion des biens. Cela garantit une prise en compte à jour de tous les logiciels installés.
3 Suivre l'utilisation des logiciels
Utiliser des outils de découverte des logiciels également capables de suivre l'utilisation des logiciels. Lorsque l’on effectue un suivi des applications logicielles, il est précieux de savoir si les utilisateurs finaux utilisent réellement les applications fournies. Cela s'avère utile si l’outil de SAM (Software Asset Management ou Gestion des biens logiciels) peut signaler si un logiciel n'a pas été utilisé depuis 30 jours, 90 jours, 6 mois, 1 an, etc. La collecte des informations d'utilisation permet ainsi de réaffecter les licences des utilisateurs qui n'utilisent pas le logiciel installé, au lieu d'en acheter de nouvelles.
4 Configurer un portail de demande en self-service
Configurer un portail pour les collaborateurs responsables des commandes de logiciels et de matériel. Le portail de demande peut alors être lié à des processus ITIL qui utilisent un catalogue de services. Le portail de demande doit mettre à jour la base de données de gestion des biens chaque fois qu'un bon de commande est émis pour un nouveau bien matériel/logiciel.
