Partage d’expérience
Albert Malaquin,
directeur général en charge de la digitalisation
et de l’innovation chez Altarea Cogedim.
Le promoteur immobilier s’est lancé dans une stratégie de transition numérique qu’il veut atteindre en 2018.
Avec près de 1 400 collaborateurs, le Groupe Altarea Cogedim est à la fois foncière de commerce, promoteur de logements, développeur d’immobilier d’entreprise. Autant d’expertises qui en font aujourd’hui un « ensemblier urbain », intervenant très en amont dans la conception des projets des métropoles. Sous l’impulsion de sa direction générale, Altarea Cogedim a lancé en juillet 2016 un appel d’offres visant à sélectionner un prestataire chargé de la mise en œuvre d’une nouvelle infrastructure pour gérer l’ensemble de son fonds documentaire. L’objectif du projet consistait d’une part à homogénéiser les outils de gestion au niveau du groupe, d’autre part à sécuriser les documents engageants de l’entreprise, tout en simplifiant les échanges avec les utilisateurs finaux en mettant à leur disposition des portails dédiés. Jouve a été choisi pour assurer l’ensemble de la direction du projet, l’intégration des solutions sélectionnées et l’hébergement des données. L’industriel de la dématérialisation, qui n’intervient pas sur toute la chaîne de traitement, a fait appel à un partenaire technologique. Ainsi, Jouve va dans un premier temps mettre en œuvre les composantes GED, workflow et archivage basées sur des briques Everteam.
Un moteur multicanal pour assurer le traitement temps réel et de masse
Le périmètre de l’intervention concerne en premier lieu la partie commerciale (gestion des contrats avec près de 400 types de documents différents), pour être ensuite étendu à d’autres départements. Cette plateforme centrale devrait alors s’enrichir d’un moteur multicanal capable de gérer le traitement temps réel et le traitement de masse. Y seront par la suite branchés les services de flux sortants, notamment la gestion des factures fournisseurs. La mise en production de ce premier volet devrait être effective à l’automne 2017. Environ 1 million de documents sont gérés annuellement par les collaborateurs de l’entreprise, dont les ¾ sont produits ou manipulés par des spécialistes des métiers. Jouve assurera également le déploiement d’outils complémentaires, notamment des solutions d’EDI, d’éditique et de signature électronique, dont Altarea Cogedim devrait tirer totalement parti fin 2018
« A l’horizon 2019, nous aurons intégré une GED, un SAE, des sites d’information et d’échange, des systèmes de signature électronique, ainsi que la dématérialisation des courriers entrants et sortants. Toutes les fonctionnalités mises en œuvre permettront une simplification des échanges entre les collaborateurs, de nouvelles capacités de collaboration avec les partenaires externes, ainsi qu’une meilleure sécurisation des documents et informations », souligne Albert Malaquin, directeur général en charge de la digitalisation et de l’innovation chez Altarea Cogedim.
Une plateforme capable d’absorber les montées en charge
Le promoteur immobilier attend des retombées en termes d’homogénéisation des outils de gestion documentaire, de gain en confort de travail et en productivité dans le traitement des opérations, et de sécurisation des documents de l’entreprise. Il prévoit dans le même temps d’optimiser ses échanges avec clients et fournisseurs via des portails connectés à la plateforme documentaire. « Les déploiements seront réalisés progressivement au cours des prochains 18 mois pour se terminer au 4ème trimestre 2018. A cette échéance, nous anticipons que l’ensemble des collaborateurs du Groupe, soit environ 2000 utilisateurs, utiliseront cette plateforme. Au-delà de ses caractéristiques techniques d’agilité, cette plateforme a été choisie pour son caractère scalable, non seulement à destination immédiate des partenaires (fournisseurs, prestataires, etc.) de notre écosystème immobilier mais pour sa capacité d’absorption d’éventuelles opérations de croissances externes », indique Albert Malaquin.
