La direction des ressources humaines de Klépierre, pur player de l’immobilier de centres commerciaux en Europe, simplifie et sécurise les processus RH, avec la signature électronique. Un projet qui s’accompagne de la mise à disposition pour les salariés du bulletin de paie et du coffre-fort électroniques.
Déjà utilisateur de la plateforme TEAMS RH, de Cegedim SRH, acteur du Cloud RH et des services RH externalisés, pour la paie et la gestion administrative de ses collaborateurs, Klépierre a souhaité renforcer sa collaboration avec le spécialiste, en optant aussi pour ses solutions de dématérialisation. Le périmètre fonctionnel retenu en juin 2016 porte d’une part sur TEAMS Signature RH, solution de signature électronique certifiée conforme, appliquée dans un premier temps aux contrats d’embauche à compter de janvier 2017, et d’autre part, le bulletin de paie électronique et le coffre-fort salarié de Cegedim SRH, opérationnels depuis janvier 2017.
La signature électronique : un pivot de la démat’
La signature électronique autorise la digitalisation de bout en bout du processus. Le futur collaborateur reçoit un mail avec un lien pour se connecter sur la plateforme de signature. Il reçoit ensuite un mot de passe par SMS pour visualiser les documents, et signe électroniquement en un clic. Enfin, il reçoit son document signé par mail, l’employeur une copie dans le coffre-fort RH.
« La signature électronique pour les contrats d’embauche nous a permis de franchir un nouveau cap dans la transition numérique, en termes d’économie de papier, de sécurisation des documents et de rapidité des échanges. C’est un gain de temps pour le candidat et pour le gestionnaire RH, lequel peut suivre en temps réel la signature du document grâce à des notifications par mail », témoigne Catherine Tribalat, responsable Rémunération et Avantages sociaux de Klépierre.
TEAMS Signature RH s’appuie sur une plateforme éprouvée qui accueille plus de 200 millions de signatures électroniques par an. Via un partenariat avec CertEurope (filiale d’Oodrive), son offre est conforme à la nouvelle réglementation européenne (eIDAS). La signature électronique a la même valeur légale que sa version manuscrite et garantit l’intégrité du document signé et l’identité du signataire.
Le bulletin de paie dématérialisé plébiscité par les collaborateurs
Par ailleurs, la société propose à ses collaborateurs, stagiaires et alternants depuis début 2017 de recevoir leurs bulletins de salaire sous forme électronique et de les héberger dans un coffre-fort d’archivage sécurisé. « Le bulletin de paie électronique a été choisi par 86% de nos collaborateurs. Ce très fort taux d’acceptation pour une première mise en place montre que la dématérialisation s’inscrit de façon croissante dans les usages courants », souligne Marie Pottier, gestionnaire Paie et Administration du personnel de Klépierre.
