Pour délivrer à ses membres des informations ciblées, l’Union Internationale des Transports Publics a mis en place une GED.
Créée en 1885 et installée à Bruxelles, l’Union Internationale des Transports Publics (UITP) fédère autour de ses activités plus de 1 400 adhérents de 96 pays : exploitants de réseaux, industriels, autorités organisatrices et académiques-de par le monde. La bibliothèque de l’UITP joue un rôle stratégique pour répondre à l’une des missions de l’institution : la diffusion d’informations ciblées à ses membres affiliés.
Pour répondre aux enjeux de collecte, de stockage et de diffusion, l’UITP mise sur une solution de gestion documentaire adaptée à son organisation et à son contexte international.
C’est dans les années 80 que l’UITP met en place le site Internet de l’association et propose un service d’accès en ligne aux adhérents (mobi+), combinant descriptifs bibliographiques et contenus partiellement scannés. « Puis, de fil en aiguille, nous nous sommes équipés d’une solution de gestion documentaire », complète Thierry Maréchal, Senior Manager Information Center au sein de l’UITP.
Un changement d’outil pour répondre à de nouveaux besoins et défis
Avec un fonds documentaire numérisé à 90% en 2013, soit plus de 40 000 documents (article, rapports, études, photos, etc.) , « il était vraiment temps de changer d’outil pour gagner en efficacité ». Après avoir comparé une quinzaine de produits, Kentika retient l’attention. « C’est grâce à M. Dazy de IP Solutions (NDLR : partenaire intégrateur historique des solutions de Kentika dans l’Est de la France et sur la zone Benelux) que nous avons connu cette application. La longue expérience du prestataire de services ainsi que la pertinence de l’outil pour notre projet nous ont convaincus. Kentika est une solution souple offrant de multiples possibilités. »
Depuis la mise en place de la solution, cette dernière a évolué, notamment avec l’intégration du multilinguisme et une gestion des droits d’accès très élaborée… « Le chantier le plus récent porte sur l’adaptation de l’interface utilisateurs pour la rendre plus intuitive en prenant en compte, entre autres, les spécificités régionales. », précise Thierry Maréchal.
Auteur : Pierre Saire
