Dans la continuité de sa démarche « zéro papier », la compagnie d’assurances française vient d’équiper cette année son conseil d’administration d’une solution en mode SaaS. Economie de coûts d’impression et de temps garantie.
Quatre fois par an, la préparation et la tenue de la réunion du conseil d’administration à la Parisienne Assurances représentaient un travail considérable. Entre la saisie des différents documents, leur impression, leur envoi par mail, leurs révisions successives…. Les manipulations papier étaient très importantes et source d’erreurs éventuelles. « Nous avons commencé en 2015 à migrer vers une organisation zéro papier, raison pour laquelle nous avons cherché une solution pour notre conseil d’administration afin de réaliser un gain de temps et des économies sur les impressions », explique Loubna Essaadani Foerster, responsable Juridique de La Parisienne Assurances. Le choix, qu’elle a validé avec la DSI et la direction générale, s’est porté sur Diligent, un éditeur américain spécialisé dans des solutions sécurisées de gouvernance d’entreprise à destination des conseils d’administration et des équipes de direction. En l’occurrence, l’outil retenu est Diligent Boards qui gère l’ensemble des documents en mode SaaS dans un environnement sécurisé.
Le temps passé à la préparation divisé
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Ainsi, depuis le début de l’année 2016, la solution est opérationnelle pour la plus grande satisfaction de la responsable.
« Auparavant, le travail consistait à préparer un ensemble de rapports, à les envoyer aux administrateurs mais aussi à les imprimer, les agrafer, les glisser dans des sous-chemises puis dans des dossiers. De leur côté, les administrateurs, imprimaient les documents, les annotaient… Lors de la tenue de la séance, je distribuais 14 dossiers d’environ 80 pages, révisés en dernière minute et qu’il fallait à nouveau modifier et réimprimer en cours de séance… Aujourd’hui, grâce à la solution en mode SaaS et totalement paramétrable de Diligent, le temps passé a été divisé par cinq, sans parler des économies de papier, d’encre, de chemises et autres sous-chemises ! »
Les membres du conseil d’administration apprécient la solution tant en amont que durant la séance. Grâce aux droits d’accès en ligne, chacun peut partager et modifier des textes avec un suivi des révisions précis, échanger entre eux. « Lors de la séance, depuis mon PC, je peux projeter via un vidéoprojecteur tous les documents, retrouver rapidement via un système de post-it virtuel des pages ou paragraphes particuliers à commenter. De leur côté, les membres disposant d’une session ouverte sur leur portable ou leur tablette peuvent apporter directement leurs commentaires sur ces mêmes documents », précise Loubna Essaadani Foerster.
D’autres solutions déjà dans le Cloud
Les données sont hébergées dans un datacenter sous la responsabilité de la DSI de l’assureur qui, avec une équipe de 8 personnes, est en charge de l’infrastructure, de la sécurité, des réseaux, du SI, des applications métier. Elle pilote également la transformation technologique de l’entreprise. A ce titre, La Parisienne Assurances a migré progressivement une partie de son infrastructure dans le Cloud avec Amazon Web Services, ce qui lui permet de sécuriser les données de ses partenaires. Dans cette mouvance, la compagnie en a profité pour basculer sa téléphonie vers la solution Skype Entreprise dans le Cloud via le prestataire Openhost pour faciliter ses échanges à l’international. Enfin, la compagnie a procédé à la dématérialisation du service courrier avec le prestataire Tessi, qui traite en externe les flux entrants et sortants de la compagnie et lui assure un archivage électronique sécurisé. « Nous vivons une mutation profonde vers le digital et nous sommes convaincus que les supports informatiques attachés à nos futurs produits vont être transformés. Avec l’optimisation de notre conseil d’administration ainsi que les autres solutions déjà dans le Cloud nous voulons démontrer que nous sommes à la pointe de l’innovation au service de nos partenaires et de leurs clients », conclut Loubna Essaadani Foerster
Auteur : Sophie Martin
