Tessi documents services vient d’obtenir la certification NF461 de sa solution de dématérialisation et d’archivage électronique. De la capture à la conservation à valeur probatoire des documents, en passant par l’hébergement sécurisé des données, faisons le point avec Eric Jamet, son directeur marketing et innovation. Tessi : la sécurité et la conformité des flux dans les gènes.
Contrats et avenants, documents commerciaux, bulletins de paie et dossiers des salariés, factures électroniques et flux de paiement, documents et données de santé… La dématérialisation gagne l’entreprise, transformation numérique oblige, et la vie au quotidien des citoyens. Les usages se multiplient, tout comme les obligations de conformité pour assurer notamment, la conservation des documents et leur valeur probatoire, ainsi que la confidentialité et la sécurité des données. Et c’est bien là où la plateforme Tessi Certified Suite, certifiée ISO 14641 marque NF 461, prend tout son intérêt en garantissant « la bonne gestion du cycle de vie du document et de l’ensemble de ses composantes – intégrité des données, sécurité de conservation, traçabilité des événements et pérennité d’archivage – autour de processus sécurisés qui font interagir les applications entre elles », explique Eric Jamet. Papier ou numérique, la solution garantit ainsi la conformité d’un document, depuis son point de dématérialisation ou de capture jusqu’à son point d’archivage électronique. Pour le garantir, il est notamment important que les logiques d’authentification et d’accès aux documents soient unifiées et respectées sur l’ensemble de la chaîne. « C’est difficilement le cas quand on travaille avec des briques ou des prestataires différents, logiciels de capture d’un côté et d’archivage de l’autre. D’où l’intérêt d’une approche hébergée reposant sur une solution sécurisée et globale, doublement cautionnée par l’expertise d’un prestataire technologique proposant une plateforme certifiée » poursuit Eric Jamet.
La marque NF461
La marque NF461 – Numérisation et Conservation – délivrée par l’AFNOR, atteste qu’une solution visant la dématérialisation et l’archivage électronique de documents respecte les conditions et normes en vigueur permettant de préserver la valeur probatoire des documents traités et en archiver une copie électronique “fidèle”, pouvant conduire à l’abandon de la conservation des originaux papier.
Une réponse destinée à des sociétés déjà utilisatrices en partie des solutions Tessi et qui peuvent ainsi les compléter pour bénéficier des apports de conformité de la certification sur l’ensemble de la chaîne, mais aussi à des entreprises qui se lancent dans ce type de projet, ou revoient leur existant avec un projet de A à Z. Dans les deux derniers cas, l’optique la plus simple et la plus économique est de profiter de la plateforme complète, externalisée et hébergée chez Tessi, qui a supporté l’essentiel du coût de mise en conformité. Les enjeux énoncés par les clients de Tessi, notamment dans le secteur de la santé, ont servi de business case. « Les clients qui avaient fortement besoin de cette garantie dans le cadre de leur métier nous ont aidés, au-delà d’un cahier des charges théorique, à vérifier les éléments nécessaires de conformité de la solution et aboutir à sa certification ». Sur l’Europe, où Tessi est largement présent (Espagne, Suisse, Autriche, Angleterre et Allemagne), la société mise beaucoup sur sa solution car il n’existe pas d’équivalence de certification en matière d’archivage documentaire. Il faut noter que la France est assez en avance sur cette partie normative (lire l’encadré sur la Numérisation fidèle).
Un garde-fou pour les prestations pilotées par Tessi
Le sujet de la conformité des solutions ou des prestations externalisées n’est pas un sujet nouveau pour Tessi « La connaissance du périmètre de respect de la norme NF Z42-013 ou ISO 14641 est déjà bien connue par nos équipes Solutions et Technologies », affirme Eric Jamet. Des solutions de GED/ECM comme Tessi DOCUBASE ou Tessi DATA CONTENT sont historiquement conformes aux normes d’archivage électronique à valeur probatoire. Par ailleurs, depuis 3 ans, la société a mis en place un Département de l’Organisation, de la Qualité et de la Conformité, qui a pour mission transversale de vérifier que les prestations et solutions respectent bien les exigences de conformité que réclament les clients – une conformité documentaire ou règlementaire liée aux exigences croissantes de secteurs d’activité métier, comme la banque par exemple. Outre ce garde-fou expérimenté, Tessi profite des services d’un expert « Normes et Certifications » : Eric Descours (lire son interview plus bas).
Tessi documents services en chiffres
6 700 collaborateurs dans le monde, une présence dans 13 pays
3 700 collaborateurs en France dont :
250 ingénieurs, développeurs et intégrateurs
70 consultants et chefs de projet
3 200 opérateurs de production
15 centres industriels de BPO et relation client
3 centres de R&D et 5 centres de développement
1 centre d’hébergement sécurisé et redondé sur 2 sites
www.tessidocumentservices.fr
INTERVIEW
Eric Descours,
Expert Normes et Solutions,
Tessi documents services
La future norme de Numérisation fidèle permettra de se passer de l’original papier
Quatre questions à Eric Descours, Expert Normes et Solutions chez Tessi documents services. Eric Descours fait également partie d’instances de normalisation : la Commission de Normalisation AFNOR CN171 sur la Numérisation fidèle et la Délégation française au Comité technique ISO TC 171. Il est aussi Vice-Président de e-Futura.
• Pouvez-vous nous expliquer ce projet de norme de Numérisation fidèle ?
Il s’agit d‘un projet de norme AFNOR qui permet de définir et de spécifier ce qu’est une prestation de Numérisation fidèle de documents papier. Lorsque l’on confiera un lot de documents papier à numériser, le prestataire de numérisation fidèle va respecter un certain nombre de normes qui permettront de prouver à un tiers que l’image du document papier numérisé est bien fidèle à l’original papier. Cette norme s’attache à vérifier la prestation de numérisation, à qualifier l’opérateur de numérisation, la chaîne de numérisation, à définir les normes à respecter en termes de processus de numérisation, les contrôles qualitatifs et quantitatifs que l’on doit réaliser, ainsi que les livrables. C’est-à-dire qu’en plus du document et de sa copie fidèle électronique, on va fournir un certain nombre d’éléments qui prouvent l’intégrité, la traçabilité et la portabilité des éléments de preuve. On va ainsi pouvoir prouver que la copie fidèle est attestée.
• Cela signifie-t-il que l’on va pouvoir se passer de l’original papier ?
Effectivement, c’est là tout l’intérêt. Dans certains cas, qui seront fixés par les cadres réglementaires et légaux, certains papiers pourront être supprimés à condition d’avoir respecté cette norme de Numérisation fidèle. Le législateur et le gouvernement pourront alors s’appuyer sur ce cadre normatif pour décider dans quels cas d’usage un document papier pourra être supprimé.
• Cette norme sera-t-elle bientôt adoptée ?
Oui, les travaux sont en cours au sein de la Commission de Normalisation AFNOR. On a adopté au sein de la Commission le fait que cela devient un projet de norme, qui va faire l’objet d’une enquête publique.
A l’issue de celle-ci, nous allons recueillir les remarques qui auront été émises par les administrations, les entreprises, les particuliers. Puis la Commission va se réunir, prendre en compte un certain nombre de remarques et en rejeter d’autres, pour ensuite élaborer un texte amendé et voter. Le projet de norme sera alors promulgué. Si tout se passe bien, à la fin de l’année.
• Quelle est la prochaine étape ?
Une fois cette norme française adoptée, nous allons faire en sorte de la « remonter » au niveau international de l’ISO, l’organisation international des standards, afin qu’il n’existe pas de disparité entre les différents pays sur la façon de procéder : une bonne copie dans un pays et une mauvaise copie dans un autre.
La délégation française issue de l’AFNOR est d’ailleurs l’un des plus gros contributeurs au niveau de l’ISO. La norme internationale ISO sera, elle, adoptée dans deux-trois ans, comme cela a été le cas, par exemple, de la norme de 2009 concernant le système d’archivage électronique NF Z42-013, qui a été promue en norme internationale, ISO 14641, trois ans plus tard. C’est cette dernière qui sert de référentiel à l’obtention de la marque NF 461.
