Malherbe a adopté la solution de dématérialisation des factures fournisseurs de T2i. Objectifs : fluidifier son processus de dématérialisation et optimiser le circuit de validation des documents.
En 2013, Malherbe, troisième transporteur français de marchandises avec un réseau de 20 agences en France, un parc de 750 véhicules et environ 2 000 clients, est dans une logique d’optimisation des coûts. La société veut rationaliser la gestion des 110 000 factures fournisseurs et 18 000 documents annexes reçus annuellement. Toutes ces données sont réparties en 3 groupes. Les frais généraux représentent plus de 13 000 factures intégrées à l’ERP SAGE X3-v5. Les opérations de maintenance et d’entretien des véhicules comptabilisent environ 5 000 factures gérées par SIP 2 d’Infoparc. Enfin, les activités d’affrètement apportent leur lot de 80 000 factures confiées à l’ERP Ulysse de GFI Informatique.
Un circuit de validation fluidifié
Le Groupe T2i a été chargé de mettre en place le processus de dématérialisation et réaliser son intégration dans ces 3 ERP. Le projet a mobilisé une équipe de 4 personnes. Les services concernés, qui représentent au total 35 utilisateurs quotidiens dont 20 responsables d’agence, ont été formés. Un transfert de compétences a été opéré par le Groupe T2i auprès des équipes informatiques Malherbe pour l’installation et la maintenance des solutions déployées. « Même si les bénéfices ne sont pas encore quantifiables, nous avons constaté une meilleure gestion quotidienne des factures ainsi qu’une fluidité du circuit de validation, notamment grâce à une ergonomie améliorée pour les équipes. En résumé, une solution qui répond parfaitement à nos besoins et qui va nous aider dans notre stratégie de développement », indique Sylvie Cheri Dit Lenault, Directrice Administrative des transports Malherbe. La mise à disposition de documents pour les clients via un extranet est en cours de déploiement. La société souhaite faire intervenir T2i dans de nouveaux projets comme le coffre-fort électronique individuel, les processus de gestion des courriers et des notes de frais.
