Nantes – étropole Gestion Equipement structure son activité réservation grâce à ATHENEO COM

Mise en place de l'ERP services ATHENEO COM pour structurer le partage de l'information et assurer des prestations homogènes auprès des clients

Besoins

Initialement créée par la ville de Nantes en 1976 pour gérer les parkings, la société d'économie mixte NGE (Nantes - métropole Gestion Equipements) a rapidement étendu ses compétences au-delà du stationnement puisque, dès 1978, elle prenait en charge des activités de loisirs. NGE gère aujourd'hui 14 parkings, 400 horodateurs, un complexe de loisirs (patinoire, bowling, billards, piscine), un camping, un mini golf, un golf, 3 ports de plaisance et s'occupe également de la location de salles et de l'organisation d'événements. Avec un effectif de 170 agents répartis sur une vingtaine de sites, NGE réalise un chiffre d'affaires de 12 millions d'euros.Du fait de sa gamme très étendue d'offres, NGE s'adresse à une clientèle très diversifiée : les particuliers, les touristes, les chefs d'entreprises, les commerçants, les clubs de sports…Afin de faire face à cette multiplicité de métiers et de clients, NGE décide en 2005 de s'équiper d'un système d'information fiable, performant et sécurisé afin d'assurer des prestations homogènes.Pour ce faire, NGE se met à la recherche de 3 solutions dans les domaines suivants : Gestion de la Relation Client, Réservation de Ressources et Comptabilité. «  ATHENEO COM apportait alors une très bonne réponse aux 2 premiers lots » , confie Philippe Ameline, Responsable des Systèmes d'Information, des Procédures et de la Qualité.La large couverture fonctionnelle et la simplicité de paramétrage d'ATHENEO COM sont les deux principaux atouts qui ont séduit NGE.Afin de répondre au mieux aux exigences des utilisateurs qui souhaitaient retrouver leurs informations sous une forme qui leur était familière, NGE et MISMO Informatique ont travaillé en partenariat pour paramétrer le logiciel ATHENEO COM en fonction des souhaits de chacun. Au final, les commerciaux et les gestionnaires de réservation travaillent avec un logiciel métier totalement adapté à leur travail au quotidien.« Cette phase de paramétrage a été accompagnée par de la conduite du changement en interne, car une des motivations du projet était de profiter de la mise en place d'un nouvel outil pour repenser notre organisation », précise Mr Ameline.Après 4 mois de rodage, le chaînage devis/pose d'option, commande/réservation ferme, livraison, facture était bien établi sur le fond et dans la forme. NGE a alors élargi le cercle des utilisateurs vers les exploitations de loisirs et le service Comptabilité. « Il s'agissait alors de pousser de l'information vers les agents en charge de servir les prestations commandées », constate Philippe Ameline. Aujourd'hui, ATHENEO COM est utilisé par 25 personnes.Au lancement du projet, NGE s'était fixé des objectifs sur 3 axes : l'information (elle devait être unique, sécurisée et accessible), la productivité (les saisies et ressaisies devaient être réduites au maximum), les fonctionnalités (le passage d'outils artisanaux à un progiciel devait s'accompagner de nouveaux services offerts aux utilisateurs).« Aujourd'hui, il est clair que l'implémentation d'ATHENEO COM nous a permis de structurer l'information et de rationaliser les saisies » indique Philippe Ameline. Et NGE ne compte pas s'arrêter en si bon chemin puisque des fonctionnalités supplémentaires d'ATHENEO COM vont être déployées dans les mois à venir. « Notre actualité, c'est la mise en place de la gestion des 1600 contrats d'abonnement parking de nos clients » affirme Philippe Ameline. Pour y parvenir, NGE forme actuellement en interne ses 40 agents d'accueil.De plus, la mise en œuvre du suivi des contrats de ses prestataires et des fonctionnalités d'élaboration des campagnes marketing sont également inscrits au planning des déploiements des mois à venir.